Standardtexte und Anrede

Standardtexte schreibst du einmal, und jeder neue Beleg übernimmt sie. Die Begrüßung musst du dabei nicht für jeden Kunden anpassen: Der Baustein Anrede setzt automatisch die richtige ein.

Standardtexte hinterlegen

1. Öffne Einstellungen → Texte.
2. Wähle rechts oben die Belegart, zum Beispiel Rechnung, Angebot oder Mahnung.
3. Unter PDF stehen Kopftext (über den Positionen) und Fußtext (unter den Positionen). Unter E-Mail stehen Betreff und Text der Versand-Mail.
4. Text schreiben und Bausteine über die Knöpfe darunter einfügen, zum Beispiel + Anrede oder + Nummer.
5. Speichern.

Neue Belege übernehmen die Texte. Bereits angelegte Belege und Entwürfe bleiben, wie sie sind. Standard wiederherstellen stellt den ursprünglichen Text wieder her.

Die Anrede: ein Baustein für alle Kunden

Für die Begrüßung brauchst du nur + Anrede. Name und Firma musst du nicht dazuschreiben:

Kunde	Wird zu
Firma mit gewählter Ansprechperson (Herr Weber)	Sehr geehrter Herr Weber,
Privatperson (Maria Huber)	Guten Tag Maria Huber,
Firma ohne Ansprechperson	Sehr geehrte Damen und Herren,

Ein typischer Kopftext sieht so aus:

Anrede vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir stellen Ihnen folgende Leistungen in Rechnung:

Fährst du mit der Maus über einen Knopf, siehst du, was eingesetzt wird. Im Beleg zeigt der Baustein gleich den echten Wert des Kunden.

Formatieren

Über dem Feld steht eine kleine Leiste: Fett, Kursiv, die Schriftgröße der Zeile (Klein, Normal, Groß) sowie Linksbündig, Zentriert und Rechtsbündig. Das geht auch im Beleg selbst unter Erweiterte Optionen → Kopftext und Fußtext und bei jeder Position unter Details hinzufügen.

Wie groß die Schrift insgesamt ist, stellst du unter Einstellungen → PDF-Vorlage ein: Rechnung gestalten.

E-Mail-Text

Unter E-Mail steht der vorgegebene Text schon im Feld. Lässt du ihn unverändert, ergänzt er je Beleg automatisch passende Sätze, etwa die Gültigkeit eines Angebots oder die Mahnspesen einer Mahnung. Sobald du etwas änderst, gilt dein Text so, wie er dasteht. Beim Versenden kannst du den Text für diese eine Mail noch anpassen: Rechnung versenden.

Häufige Fragen

Soll ich „Anrede" und „Kunde" kombinieren?

Nein. Die Anrede enthält den Namen schon, wo einer bekannt ist. Name und Anschrift des Kunden stehen außerdem oben im Empfänger-Block.

Mein Privatkunde bekommt „Sehr geehrte Damen und Herren".

Die Anrede mit Namen gibt es nur für Kontakte, die ausdrücklich als Natürliche Person angelegt sind. Bei älteren Kontakten bleibt sie sicherheitshalber neutral. Lege den Kunden unter Kontakte neu als Natürliche Person an.

Kann ich „Sehr geehrter Herr …" statt „Guten Tag …" bekommen?

Ja, mit einer Ansprechperson: Lege den Kunden als Firma an und trage auf der Kontakt-Detailseite unter Ansprechpersonen die Person mit Anrede ein. Im Beleg wählst du sie dann als Ansprechperson aus. Rechnungsheld rät kein Geschlecht aus dem Vornamen.