Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Datenerfassung auf dieser Website

2.1 Welche Daten erheben wir?

Wir erheben und verarbeiten folgende Daten:

• Registrierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Typ, Zugriffszeitpunkt
• Hochgeladene Dokumente: Ihre Geschäftsdokumente (Rechnungen, Belege, etc.)
• Zahlungsdaten: Rechnungsinformationen (über sichere Zahlungsdienstleister)

2.2 Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden verarbeitet für:

• Bereitstellung der Rechnungsheld-Dienste
• KI-gestützte Dokumentenanalyse und -verwaltung
• Vertragserfüllung und Abrechnung
• Technische Administration und Sicherheit
• Inhaltsmoderation zum Schutz aller Nutzer

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Sicherheit, Betrugsbekämpfung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre Einwilligung (wo erforderlich)

4. Speicherort und Sicherheit

Speicherort: Ihre Daten werden ausschließlich in EU-Rechenzentren gespeichert, die höchste Sicherheitsstandards erfüllen.

Sicherheitsmaßnahmen:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS/SSL)
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Zugriffskontrolle und Protokollierung
• Automatische Inhaltsmoderation zum Schutz vor illegalen Inhalten

5. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn:

• Sie ausdrücklich eingewilligt haben
• Eine gesetzliche Verpflichtung besteht
• Dies zur Durchsetzung unserer AGB erforderlich ist
• Behörden im Rahmen rechtlicher Verpflichtungen Anfragen stellen (z.B. bei illegalen Inhalten)

Dienstleister: Wir nutzen vertrauenswürdige Dienstleister (z.B. Cloud-Hosting, Zahlungsabwicklung), die vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet sind.

• Auftragsverarbeiter für automatische Texterkennung von Belegen
• Auftragsverarbeiter für KI-Funktionen (Assistent, Spracheingabe)
• Dienst für Firmensuche (übermittelt wird nur der Firmenname, ggf. mit Ort)

An diese Dienste werden Daten nur bei aktiver Nutzung der jeweiligen Funktion übermittelt. Soweit Auftragsverarbeiter Daten außerhalb der EU verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln.

6. Speicherdauer

Ihre Daten werden gespeichert:

• Nutzerkonto: Solange Ihr Account aktiv ist
• Nach Löschantrag für das Konto: 30 Tage zur Wiederherstellung, dann vollständige Löschung (die Kündigung eines Abos allein löscht keine Daten)
• Rechnungsdaten: Bis Sie diese selbst löschen (Sie können Ihre Daten jederzeit entfernen)
• Logs: Maximal 90 Tage für Sicherheitszwecke

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Informationen über gespeicherte Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur falscher Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Datenexport in gängigem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: [email protected]

8. Cookies, Analytics & Tracking

8.1 Essenzielle Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für:

• Cookie-Einstellungen (rh_consent)
• Sicherheitsfunktionen

8.2 Analyse- & Marketing-Dienste (mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir:

• Google Analytics 4: Zur Analyse der Website-Nutzung (Messungs-ID: G-DLLNNT1911)
• Google Ads: Conversion-Tracking für Werbezwecke (ID: AW-17886415008)
• Microsoft UET (Bing Ads): Conversion-Tracking für Microsoft-Werbung (Tag-ID: 343246747)
• Microsoft Clarity: Heatmaps und Session-Replays zur UX-Optimierung (Projekt: wj6omu3mxg)
• Meta Pixel (Facebook/Instagram): Conversion-Tracking und Audience-Bildung für Werbeanzeigen auf Meta-Plattformen (Pixel-ID: 2125378358009088)

Erfasste Daten: Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunft, Geräteinformationen, anonymisierte IP-Adresse, Conversion-Events. Meta Pixel setzt die Cookies _fbp und ggf. _fbc (Click-ID) auf .rechnungsheld.at, damit Conversions sowohl auf der Marketing-Site als auch in der App (app.rechnungsheld.at) zugeordnet werden können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung via Cookie-Banner). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Cookie "rh_consent" löschen oder über die Cookie-Einstellungen erneut auswählen.

Datenübermittlung: USA mit EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung, Microsoft Datenschutzerklärung, Meta Datenschutzerklärung.

8.3 Google-Rezensionen

Im Bereich Kundenstimmen zeigen wir Rezensionen aus unserem Google-Unternehmensprofil (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Texte, die Bewertung und die Anzahl ruft unser Server über die offizielle Google- Places-Schnittstelle ab und speichert sie für 24 Stunden zwischen. Beim Anzeigen der Rezensionstexte wird daher keine Verbindung von Ihrem Browser zu Google aufgebaut, und es werden keine Cookies gesetzt.

Profilbilder: Google verlangt bei der Anzeige die Nennung der rezensierenden Person samt Verweis auf ihr Google-Profil. Deren Profilbild wird direkt von einem Google-Server geladen. Dabei werden Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen an Google übertragen. Ist kein Profilbild vorhanden, zeigen wir stattdessen den Anfangsbuchstaben des Namens.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der von Google vorgeschriebenen Quellenangabe und an nachvollziehbaren, echten Kundenbewertungen).

Bewertungslink: Die Schaltfläche "Auf Google bewerten" ist ein reiner Verweis. Es werden keine Inhalte von Google nachgeladen und keine Daten übertragen, solange Sie den Link nicht anklicken.

8.4 Verbundenes E-Mail-Postfach (Google / Microsoft)

In den Einstellungen können Sie optional Ihr eigenes E-Mail-Postfach mit Rechnungsheld verbinden, damit Rechnungen, Angebote und Mahnungen direkt von Ihrer eigenen Adresse versendet werden. Die Verbindung erfolgt über das offizielle OAuth-Verfahren von Google bzw. Microsoft — Ihr Passwort wird uns dabei zu keinem Zeitpunkt bekannt.

Umfang der Berechtigung: Wir fordern ausschließlich den Bereich gmail.send (Google) bzw. Mail.Send (Microsoft) an. Diese Berechtigung erlaubt nur das Versenden von E-Mails in Ihrem Namen. Ein Lesen, Ändern oder Löschen von Nachrichten in Ihrem Postfach ist damit technisch ausgeschlossen. Zusätzlich lesen wir über userinfo.email lediglich Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen in den Einstellungen anzuzeigen, welches Konto verbunden ist.

Verwendung: Der Versand erfolgt ausschließlich auf Ihre Veranlassung — entweder durch Klick auf "Senden" oder über einen von Ihnen selbst eingerichteten Zeitplan für wiederkehrende Rechnungen. Es werden keine E-Mails ohne Ihr Zutun versendet. Inhalte der versendeten E-Mails werten wir nicht aus.

Speicherung: Wir speichern das von Google bzw. Microsoft ausgestellte Zugriffstoken (Refresh Token) verschlüsselt auf unseren Servern innerhalb der EU sowie die verbundene E-Mail-Adresse. Diese Daten werden ausschließlich zum Versand verwendet, nicht an Dritte weitergegeben, nicht verkauft und nicht für Werbung oder zum Training von KI-Modellen genutzt.

Widerruf und Löschung: Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen von Rechnungsheld trennen oder in Ihrem Google- bzw. Microsoft-Konto widerrufen. Beim Trennen wird das gespeicherte Token unverzüglich und vollständig gelöscht. Ohne verbundenes Postfach versendet Rechnungsheld wie bisher über die eigene Absenderdomain.

Limited Use: Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Rechnungsheld über Google-APIs erhält, unterliegt den Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Verwendung (Limited Use).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Ihre ausdrückliche Einwilligung im OAuth-Dialog, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

9. Inhaltsmoderation

Zum Schutz aller Nutzer und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben setzen wir automatisierte Systeme zur Inhaltserkennung ein:

• Erkennung illegaler Inhalte (CSAM, Malware, etc.)
• Hashbasierter Abgleich mit Datenbanken bekannter illegaler Inhalte
• Bei Verdacht erfolgt eine Meldung an Behörden gemäß gesetzlicher Verpflichtung

Dies dient der Sicherheit und ist gesetzlich vorgeschrieben.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Website: www.dsb.gv.at