Rechnungsarten in Österreich: Der komplette Guide 2026

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Als Unternehmer in Österreich begegnest du verschiedenen Rechnungsarten. Jede hat ihren eigenen Zweck und gesetzliche Anforderungen. In diesem Guide erklären wir dir alle wichtigen Rechnungsarten - einfach und verständlich.

Die 5 wichtigsten Rechnungsarten im Überblick

Rechnungsart	Du erhältst/erstellst	Betrag	Zweck
Eingangsrechnung	Erhältst du	Positiv	Zahlungsaufforderung von Lieferanten
Ausgangsrechnung	Erstellst du	Positiv	Forderung an deine Kunden
Teilrechnung	Erstellst du	Positiv	Abrechnung von Teilleistungen
Stornorechnung	Erstellst du	Üblich negativ	Korrektur einer bereits übermittelten Rechnung
Gutschrift	Empfänger erstellt – oder du	Positiv bzw. mindernd	Abrechnung durch den Leistungsempfänger (§ 11 Abs. 7) oder Entgeltminderung zu deiner Rechnung (§ 16 Abs. 1)

1. Eingangsrechnung - Was du von anderen erhältst

Eine Eingangsrechnung erhältst du, wenn ein Lieferant oder Dienstleister eine Leistung für dich erbracht hat. Sie dokumentiert deine Zahlungsverpflichtung.

Das Wichtigste zur Eingangsrechnung

Du musst den Betrag an den Rechnungssteller zahlen
Du kannst die Vorsteuer geltend machen (wenn du umsatzsteuerpflichtig bist)
Die Rechnung muss 7 Jahre aufbewahrt werden – gerechnet ab dem Ende des Jahres, für das sie verbucht wurde
Prüfe jede Eingangsrechnung auf Korrektheit

Beispiele

Rechnung vom Steuerberater
Telefonrechnung
Rechnung für Büromaterial
Miete für Geschäftsräume

2. Ausgangsrechnung - Was du an Kunden stellst

Eine Ausgangsrechnung erstellst du selbst für deine Kunden. Sie dokumentiert deine Forderung für erbrachte Leistungen.

Die 10 Pflichtangaben

Jede Ausgangsrechnung in Österreich muss enthalten:

Dein Name und Adresse
Kundenname und Adresse
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung
Leistungsdatum
Nettobetrag
Steuersatz und Steuerbetrag
Bruttobetrag
Deine UID-Nummer (über 10.000 € Rechnungsbetrag zusätzlich die UID des unternehmerischen Kunden)

Kleinbetragsrechnung

Bei Rechnungen bis 400 Euro (brutto) – als Kleinunternehmer seit 2025 unabhängig vom Betrag – gelten vereinfachte Regeln: Rechnungsnummer, Kundenadresse und UID dürfen fehlen. Ausstellungsdatum, Leistungstag, Steuersatz und Bruttobetrag bleiben Pflicht. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse Charge gilt die Vereinfachung nicht (§ 11 Abs. 6 UStG).

3. Teilrechnung - Für größere Projekte

Eine Teilrechnung verwendest du bei längeren Projekten. Du rechnest damit abgeschlossene Teilleistungen ab, bevor das gesamte Projekt fertig ist.

Wann ist eine Teilrechnung sinnvoll?

Bei Bauprojekten mit mehreren Phasen
Bei Softwareentwicklung in Modulen
Bei langen Beratungsprojekten
Wenn du auf Liquidität angewiesen bist

Wichtiger Unterschied zur Abschlagsrechnung

Teilrechnung	Abschlagsrechnung
Für bereits erbrachte Teilleistung	Für allgemeinen Projektfortschritt
Gewährleistung ab Übernahme der Teilleistung	Gewährleistung ab Übernahme des Gesamtwerks
Nach Leistungserbringung	Auch als Anzahlung möglich

4. Stornorechnung - Fehler korrigieren

Eine Stornorechnung korrigiert eine fehlerhafte Rechnung, die den Kunden bereits erreicht hat – ob sie schon bezahlt wurde, spielt keine Rolle. Üblicherweise weist sie negative Beträge aus.

Wann brauchst du eine Stornorechnung?

Bei falschen Rechnungsbeträgen
Bei falschem Steuersatz
Bei falscher Kundenadresse
Bei fehlerhafter Leistungsbeschreibung

Der richtige Ablauf

Stornorechnung erstellen – üblicherweise mit negativen Beträgen
Auf Originalrechnung verweisen (Nummer und Datum)
An den Kunden senden – erst mit dem Zugang beim Empfänger wirkt die Korrektur
Neue, korrekte Rechnung ausstellen

Klar bezeichnen, nicht raten lassen

"Gutschrift" hat zwei Bedeutungen (siehe unten). Nenne ein Storno deshalb Stornorechnung und verweise auf die Originalrechnung, damit für Kunde und Finanzamt erkennbar ist, welcher Umsatz korrigiert wird.

5. Gutschrift - zwei Bedeutungen

Das Wort Gutschrift steht im österreichischen Umsatzsteuerrecht für zwei verschiedene Dinge. Beide sind gesetzlich vorgesehen.

a) Abrechnung durch den Leistungsempfänger (§ 11 Abs. 7 und 8 UStG)

Hier erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung für den Leistungserbringer.

Typische Anwendungsfälle:

Agentur rechnet für Freelancer ab
Plattform rechnet für Verkäufer ab
Franchise-Zentrale rechnet für Partner ab

Wichtige Merkmale:

Weist positive Beträge aus (kein Storno!)
Beide Seiten müssen einverstanden sein – das kann auch schlüssig geschehen
UID-Nummer des Leistungserbringers angeben, über 10.000 € zusätzlich die eigene
Klar als "Gutschrift" kennzeichnen und dem Leistungserbringer zuleiten

b) Gutschrift zu deiner eigenen Rechnung (§ 16 Abs. 1 UStG)

Mindert sich das Entgelt nachträglich – Rabatt, Reklamation, Teilerstattung –, schreibst du deinem Kunden den Differenzbetrag gut. Umsatzsteuer und Vorsteuer werden in dem Voranmeldungszeitraum berichtigt, in dem die Änderung eintritt; rückwirkend passiert nichts. Verweise auf die Ursprungsrechnung, damit die Zuordnung eindeutig bleibt.

Stornorechnung vs. Gutschrift - Der Unterschied

Das ist einer der häufigsten Fehler in der Buchhaltung!

Merkmal	Stornorechnung	Gutschrift (§ 11 Abs. 7)	Gutschrift (§ 16 Abs. 1)
Wer erstellt?	Ursprünglicher Rechnungssteller	Leistungsempfänger	Ursprünglicher Rechnungssteller
Betrag	Üblich negativ	Positiv	Mindert das Entgelt
Zweck	Rechnung zur Gänze aufheben	Vereinfachte Abrechnung	Entgelt nachträglich mindern
Bezug	Auf die Originalrechnung	Eigenständig	Auf die Originalrechnung

Merke: Hebst du eine Rechnung komplett auf, ist es ein Storno. Minderst du nur das Entgelt, ist es eine Gutschrift nach § 16. Und wenn dein Kunde für dich abrechnet, ist es eine Gutschrift nach § 11 Abs. 7.

Pflichtangaben für alle Rechnungen

Egal welche Rechnungsart - in Österreich gelten gemäß UStG § 11 diese Mindestanforderungen:

Name und Adresse beider Parteien
Rechnungsdatum und -nummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
Leistungsdatum
Netto, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Deine UID (über 10.000 € zusätzlich die UID des unternehmerischen Kunden)

Aufbewahrungspflicht

Alle Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, für das die Buchung vorgenommen wurde (§ 132 Abs. 1 BAO). Unterlagen zu Grundstücken sind 22 Jahre aufzubewahren (§ 18 Abs. 10 UStG). Das gilt für papierbasierte und digitale Rechnungen gleichermaßen.

Detaillierte Anleitungen zu den einzelnen Rechnungsarten: Ausgangsrechnung erstellen, Eingangsrechnung verbuchen, Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung und Stornorechnung vs. Gutschrift. Alle Pflichtangaben findest du unter Rechnungsmerkmale Österreich.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich jede Rechnung aufheben?

Ja, alle geschäftlichen Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden - egal ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung. Die Frist läuft ab dem Ende des Jahres, für das verbucht wurde.

Kann ich Rechnungen digital aufbewahren?

Ja, digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Rechnungen unveränderbar und lesbar gespeichert werden.

Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?

Sobald die Rechnung beim Kunden ist, wird sie berichtigt oder storniert und neu ausgestellt - unabhängig davon, ob schon gezahlt wurde. Schickst du stattdessen einfach eine zweite Rechnung, schuldest du die Umsatzsteuer aus beiden (§ 11 Abs. 12 UStG). Solange die Rechnung dein Haus nicht verlassen hat, kannst du sie schlicht ersetzen.

Wann darf ich eine Gutschrift verwenden?

In zwei Fällen: wenn der Leistungsempfänger für den Leistungserbringer abrechnet (§ 11 Abs. 7 UStG) - und wenn sich das Entgelt zu einer bestehenden Rechnung nachträglich mindert, etwa durch Rabatt oder Reklamation (§ 16 Abs. 1 UStG).

Wie nummeriere ich meine Rechnungen?

Fortlaufend und einmalig. Ein übliches Format: JAHR-NUMMER (z.B. 2026-0001). Jede Nummer nur einmal vergeben.

Rechnungen mit Rechnungsheld verwalten

Mit Rechnungsheld hast du alle Rechnungsarten im Griff:

Ausgangsrechnungen erstellen mit allen Pflichtangaben
Eingangsrechnungen per OCR automatisch erfassen
Teilrechnungen für Projekte verwalten
Stornorechnungen mit einem Klick erstellen
Sichere Cloud-Archivierung - deine Rechnungen jederzeit verfügbar

Starte jetzt kostenlos und bringe Ordnung in deine Rechnungen.

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Offizielle Quellen

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deiner individuellen Situation wende dich an das Finanzamt oder einen Steuerberater. Stand: 2026.