Ausgangsrechnung erstellen: Was muss drauf?

Eine Ausgangsrechnung ist die Rechnung, die du als Unternehmer an deine Kunden stellst. Sie dokumentiert deine Forderung für erbrachte Leistungen. In diesem Guide erfährst du, welche Angaben Pflicht sind und wie du typische Fehler vermeidest.

Was ist eine Ausgangsrechnung?

Eine Ausgangsrechnung erstellst du selbst:

• Du stellst die Rechnung aus
• Dein Kunde ist der Empfänger
• Du erhältst Geld - es entsteht eine Forderung
• Du führst Umsatzsteuer an das Finanzamt ab

Typische Beispiele

• Rechnung für Beratungsleistungen
• Rechnung für verkaufte Produkte
• Rechnung für Handwerksarbeiten
• Rechnung für Softwareentwicklung

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Die 10 Pflichtangaben

Jede Ausgangsrechnung in Österreich muss gemäß UStG § 11 diese Angaben enthalten:

1. Name und Adresse des Rechnungsstellers

Dein vollständiger Firmenname und deine Geschäftsadresse.

2. Name und Adresse des Kunden

Der vollständige Name und die Adresse deines Kunden.

3. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine einmalige Nummer. Einmal vergeben, nie wieder verwenden.

5. Beschreibung der Leistung oder Ware

Was genau hast du geliefert oder geleistet? Art, Menge und Umfang.

6. Leistungsdatum

Wann hast du die Leistung erbracht? Bei Zeiträumen: Von-Bis.

7. Nettobetrag

Die Summe ohne Umsatzsteuer.

8. Steuersatz und Steuerbetrag

Der angewandte Steuersatz (20 %, 13 %, 10 %, 4,9 %) und der Betrag in Euro. Ist der Umsatz steuerfrei, gehört stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung.

9. Bruttobetrag

Die Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer.

10. Deine UID-Nummer

Deine UID-Nummer – die Steuernummer ersetzt sie nicht (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG). Übersteigt der Rechnungsbetrag 10.000 Euro und ist dein Kunde Unternehmer, gehört zusätzlich seine UID auf die Rechnung (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG).

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Sonderfall: Kleinbetragsrechnung

Bei Rechnungen bis 400 Euro (brutto) gelten vereinfachte Regeln:

Was darf fehlen

• Rechnungsnummer (optional)
• Kundenadresse (optional)
• UID-Nummer (optional)

Was trotzdem drauf muss

• Dein Name und Adresse
• Ausstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung (Menge und handelsübliche Bezeichnung)
• Tag der Lieferung oder Leistung bzw. der Leistungszeitraum
• Bruttobetrag (Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe)
• Steuersatz

Die Vereinfachung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Leistungen, für die der Kunde die Steuer schuldet (Reverse Charge) – dort brauchst du immer die volle Rechnung (§ 11 Abs. 6 UStG, Art. 11 Abs. 5 UStG).

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Rechnungsnummern richtig vergeben

Die Regeln

• Fortlaufend - logische Reihenfolge
• Einmalig - keine Nummer doppelt
• Lückenlos - idealerweise ohne Lücken

Gängige Formate

RE-2025-0001
2025/001
2025-01-001
R25001

Tipp

Beginne jedes Jahr mit einer neuen Nummernserie:

• 2025-0001, 2025-0002, ...
• 2026-0001, 2026-0002, ...

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Die richtigen Steuersätze

In Österreich gibt es verschiedene USt-Sätze:

Steuersatz	Anwendung
20 %	Regelsteuersatz (die meisten Leistungen)
13 %	z.B. Künstler, Sportveranstaltungen, Theater, Konzerte, Museen, Pflanzen, lebende Tiere, Ab-Hof-Wein
10 %	z.B. Lebensmittel, Bücher, Personenbeförderung
4,9 %	seit 1.7.2026 für begünstigte Lebensmittel (§ 10 Abs. 1a UStG)
0 %	steuerfreie Umsätze – Ausfuhr echt steuerfrei (Vorsteuerabzug bleibt), Kleinunternehmer unecht steuerfrei (kein Vorsteuerabzug)

Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer bist du unecht steuerbefreit, solange deine Umsätze im Vorjahr 55.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Jahr noch nicht überschreiten. Überschreitest du die Grenze um höchstens 10 % (also bis 60.500 €), bleibt die Befreiung bis Jahresende und du wirst ab dem Folgejahr steuerpflichtig; darüber endet sie sofort mit dem Umsatz, der die Grenze sprengt. Auf die Rechnung schreibst du:

"Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG"

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Zahlungsfristen festlegen

Übliche Fristen

• 7 Tage - schnelle Zahlung erwünscht
• 14 Tage - Standard bei vielen Branchen
• 30 Tage - üblich im B2B-Bereich

Skonto anbieten

Typisch: 2-3% bei Zahlung innerhalb von 7-10 Tagen.

Beispieltext:

"Zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen: 2% Skonto."

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Häufige Fehler vermeiden

1. Fehlende Angaben

Prüfe vor dem Versand, ob alle 10 Pflichtangaben vorhanden sind.

2. Falscher Steuersatz

Verwende den richtigen Satz für deine Leistungsart.

3. Doppelte Rechnungsnummer

Jede Nummer nur einmal vergeben. Eine Software hilft dabei.

4. Unklare Leistungsbeschreibung

"Diverse Leistungen" reicht nicht. Beschreibe konkret, was du geliefert hast.

5. Falsches Leistungsdatum

Das Leistungsdatum muss der tatsächlichen Leistung entsprechen, nicht dem Rechnungsdatum.

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Ausgangsrechnung buchen

Der Buchungssatz

Bei der Buchung einer Ausgangsrechnung buchst du:

1. Die Forderung (dein Kunde schuldet dir Geld)
2. Den Erlös (dein Verdienst)
3. Die Umsatzsteuer (musst du ans Finanzamt abführen)

Beispiel

Du stellst eine Rechnung über 1.200 Euro brutto für Beratung:

Forderungen              1.200,00 Euro
    an Erlöse Beratung   1.000,00 Euro
    an Umsatzsteuer        200,00 Euro

Nach Zahlungseingang

Bank                     1.200,00 Euro
    an Forderungen       1.200,00 Euro

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Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Der Ablauf

1. Zahlungserinnerung - freundliche Erinnerung nach Fristablauf
2. 1. Mahnung - deutlichere Aufforderung
3. 2. Mahnung - letzte Warnung
4. Inkasso/Mahnverfahren - bei dauerhafter Nichtzahlung

Verzugszinsen

Nach Fristablauf darfst du Verzugszinsen berechnen:

• B2B: 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn der Kunde den Verzug verschuldet hat – sonst 4 % (§ 456 UGB). Dazu kommt eine Pauschale von 40 € für Betreibungskosten (§ 458 UGB)
• B2C: 4 % pro Jahr (§ 1000 Abs. 1 ABGB)

Lies auch: Welche Rechnungsarten es in Österreich gibt und wann du eine Stornorechnung statt einer Gutschrift brauchst. Falls du größere Projekte abwickelst, hilft dir unser Guide zu Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen. Und alle Pflichtangaben auf einen Blick findest du unter Rechnungsmerkmale Österreich.

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Häufige Fragen (FAQ)

Wie schnell muss ich eine Rechnung stellen?

Zeitnah nach der Leistung, spätestens innerhalb von 6 Monaten. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Reverse-Charge-Leistungen an EU-Unternehmer hast du nur bis zum 15. des Folgemonats Zeit (Art. 11 Abs. 1 bzw. § 11 Abs. 1 Z 2 UStG).

Kann ich eine Rechnung nachträglich ändern?

Ja. Eine Rechnung, die schon beim Kunden ist, berichtigst du – oder du stornierst sie und stellst eine neue aus (§ 11 Abs. 12 UStG, Stornorechnung vs. Gutschrift). Was du nicht machen darfst: den Fehler ignorieren und einfach eine zweite Rechnung schicken – dann schuldest du die Steuer zweimal.

Muss ich für jeden Auftrag eine Rechnung schreiben?

Für B2B: ja, immer. Für B2C gibt es keine allgemeine Rechnungspflicht – aber zwei Ausnahmen: Werklieferungen und Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG) und die Belegerteilungspflicht bei Barumsätzen (§ 132a BAO).

Darf ich handschriftliche Rechnungen ausstellen?

Ja, aber sie müssen alle Pflichtangaben enthalten und lesbar sein.

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Offizielle Quellen

• § 1000 ABGB – Zinsen und Zinseszinsen
• § 132a BAO – Belegerteilungspflicht
• § 456 UGB – Verzugszinsen
• § 458 UGB – Entschädigung für Betreibungskosten
• § 6 UStG – Steuerbefreiungen
• § 10 UStG – Steuersätze
• § 11 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• Art. 11 UStG (Anhang Binnenmarkt) – Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
• OeNB – Basis- und Referenzzinssätze
• USP – Kleinunternehmerregelung ab 2025

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deiner individuellen Situation wende dich an das Finanzamt oder einen Steuerberater. Stand: 2026.