Eine Ausgangsrechnung ist die Rechnung, die du als Unternehmer an deine Kunden stellst. Sie dokumentiert deine Forderung für erbrachte Leistungen. In diesem Guide erfährst du, welche Angaben Pflicht sind und wie du typische Fehler vermeidest.
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Eine Ausgangsrechnung erstellst du selbst:
- Du stellst die Rechnung aus
- Dein Kunde ist der Empfänger
- Du erhältst Geld - es entsteht eine Forderung
- Du führst Umsatzsteuer an das Finanzamt ab
Typische Beispiele
- Rechnung für Beratungsleistungen
- Rechnung für verkaufte Produkte
- Rechnung für Handwerksarbeiten
- Rechnung für Softwareentwicklung
Die 10 Pflichtangaben
Jede Ausgangsrechnung in Österreich muss gemäß UStG § 11 diese Angaben enthalten:
1. Name und Adresse des Rechnungsstellers
Dein vollständiger Firmenname und deine Geschäftsadresse.
2. Name und Adresse des Kunden
Der vollständige Name und die Adresse deines Kunden.
3. Rechnungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine einmalige Nummer. Einmal vergeben, nie wieder verwenden.
5. Beschreibung der Leistung oder Ware
Was genau hast du geliefert oder geleistet? Art, Menge und Umfang.
6. Leistungsdatum
Wann hast du die Leistung erbracht? Bei Zeiträumen: Von-Bis.
7. Nettobetrag
Die Summe ohne Umsatzsteuer.
8. Steuersatz und Steuerbetrag
Der angewandte Steuersatz (10%, 13%, 20%) und der Betrag in Euro.
9. Bruttobetrag
Die Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer.
10. Steuernummer oder UID-Nummer
Deine Steuernummer oder UID. Bei Rechnungen über 10.000 Euro ist die UID Pflicht.
Sonderfall: Kleinbetragsrechnung
Bei Rechnungen bis 400 Euro (brutto) gelten vereinfachte Regeln:
Was darf fehlen
- Rechnungsnummer (optional)
- Kundenadresse (optional)
- UID-Nummer (optional)
Was trotzdem drauf muss
- Dein Name und Adresse
- Rechnungsdatum
- Leistungsbeschreibung
- Bruttobetrag
- Steuersatz
Rechnungsnummern richtig vergeben
Die Regeln
- Fortlaufend - logische Reihenfolge
- Einmalig - keine Nummer doppelt
- Lückenlos - idealerweise ohne Lücken
Gängige Formate
RE-2025-0001
2025/001
2025-01-001
R25001
Tipp
Beginne jedes Jahr mit einer neuen Nummernserie:
- 2025-0001, 2025-0002, ...
- 2026-0001, 2026-0002, ...
Die richtigen Steuersätze
In Österreich gibt es verschiedene USt-Sätze:
| Steuersatz | Anwendung |
|---|---|
| 20% | Regelsteuersatz (die meisten Leistungen) |
| 13% | z.B. Kulturveranstaltungen, Pflanzen |
| 10% | z.B. Lebensmittel, Bücher, Personenbeförderung |
| 0% | Steuerfreie Leistungen (Export, Kleinunternehmer) |
Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer (Jahresumsatz unter 55.000 € brutto) kannst du auf die Umsatzsteuer verzichten. Dann schreibst du auf die Rechnung:
"Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG"
Zahlungsfristen festlegen
Übliche Fristen
- 7 Tage - schnelle Zahlung erwünscht
- 14 Tage - Standard bei vielen Branchen
- 30 Tage - üblich im B2B-Bereich
Skonto anbieten
Typisch: 2-3% bei Zahlung innerhalb von 7-10 Tagen.
Beispieltext:
"Zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen: 2% Skonto."
Häufige Fehler vermeiden
1. Fehlende Angaben
Prüfe vor dem Versand, ob alle 10 Pflichtangaben vorhanden sind.
2. Falscher Steuersatz
Verwende den richtigen Satz für deine Leistungsart.
3. Doppelte Rechnungsnummer
Jede Nummer nur einmal vergeben. Eine Software hilft dabei.
4. Unklare Leistungsbeschreibung
"Diverse Leistungen" reicht nicht. Beschreibe konkret, was du geliefert hast.
5. Falsches Leistungsdatum
Das Leistungsdatum muss der tatsächlichen Leistung entsprechen, nicht dem Rechnungsdatum.
Ausgangsrechnung buchen
Der Buchungssatz
Bei der Buchung einer Ausgangsrechnung buchst du:
- Die Forderung (dein Kunde schuldet dir Geld)
- Den Erlös (dein Verdienst)
- Die Umsatzsteuer (musst du ans Finanzamt abführen)
Beispiel
Du stellst eine Rechnung über 1.200 Euro brutto für Beratung:
Forderungen 1.200,00 Euro
an Erlöse Beratung 1.000,00 Euro
an Umsatzsteuer 200,00 Euro
Nach Zahlungseingang
Bank 1.200,00 Euro
an Forderungen 1.200,00 Euro
Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?
Der Ablauf
- Zahlungserinnerung - freundliche Erinnerung nach Fristablauf
- 1. Mahnung - deutlichere Aufforderung
- 2. Mahnung - letzte Warnung
- Inkasso/Mahnverfahren - bei dauerhafter Nichtzahlung
Verzugszinsen
Nach Fristablauf darfst du Verzugszinsen berechnen:
- B2B: 9,2% über Basiszinssatz
- B2C: 4% über Basiszinssatz
Häufige Fragen (FAQ)
Wie schnell muss ich eine Rechnung stellen?
Zeitnah nach der Leistung. Spätestens innerhalb von 6 Monaten.
Kann ich eine Rechnung nachträglich ändern?
Nein. Du musst eine Stornorechnung erstellen und dann eine neue, korrekte Rechnung ausstellen.
Muss ich für jeden Auftrag eine Rechnung schreiben?
Für B2B: Ja, immer. Für B2C: Nicht zwingend, aber empfohlen.
Darf ich handschriftliche Rechnungen ausstellen?
Ja, aber sie müssen alle Pflichtangaben enthalten und lesbar sein.
Ausgangsrechnungen mit Rechnungsheld erstellen
Rechnungsheld macht das Erstellen von Ausgangsrechnungen einfach:
- Alle Pflichtangaben automatisch enthalten
- Fortlaufende Nummern werden automatisch vergeben
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