Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung: Was wann verwenden?
Der Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung. Wann du welche verwendest und was bei der Umsatzsteuer zu beachten ist.
Inhalt
Bei größeren Projekten willst du nicht bis zum Schluss auf dein Geld warten. Dafür gibt es Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen. Aber was ist der Unterschied? Wann verwendest du welche? Und was bedeutet das für die Umsatzsteuer?
Der wichtige Unterschied
| Merkmal | Teilrechnung | Abschlagsrechnung |
|---|---|---|
| Grundlage | Bereits erbrachte Teilleistung | Allgemeiner Projektfortschritt |
| Zeitpunkt | Nach Leistungserbringung | Nach Leistungsfortschritt, als Anzahlung auch vorher |
| Gewährleistung | Ab Übernahme der Teilleistung | Ab Übernahme des Gesamtwerks |
| Charakter | Schlussrechnung für Teilbereich | Abschlag auf den Fortschritt bzw. Anzahlung |
Was ist eine Teilrechnung?
Eine Teilrechnung (auch: Teilschlussrechnung) ist eine vollständige Rechnung für einen abgeschlossenen Teil einer größeren Leistung.
Voraussetzung
Die abgerechnete Teilleistung muss bereits erbracht sein. Du rechnest nur ab, was du schon geliefert oder geleistet hast.
Beispiel
Du entwickelst eine Website in 3 Modulen:
- Modul 1 fertig → Teilrechnung für Modul 1
- Modul 2 fertig → Teilrechnung für Modul 2
- Modul 3 fertig → Schlussrechnung für Modul 3
Wichtig: Gewährleistung
Bei einer Teilrechnung läuft die Gewährleistungsfrist für den abgerechneten Teil ab dessen Übernahme - nicht ab der Rechnungsstellung (§ 933 Abs. 1 ABGB). Der Kunde kann Mängel am übernommenen Teil reklamieren.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung (auch: Akontorechnung) rechnet den Leistungsfortschritt ab, ohne dass ein abgrenzbarer Teil fertig übergeben wird. Sie ist also keine Abrechnung einer abgeschlossenen Teilleistung - umsatzsteuerlich ist sie eine Anzahlung, solange die Leistung nicht vollendet ist.
Wann möglich?
Nach Fortschritt - und als Anzahlung auch vor jeder Leistung. Wenn du Geld verlangst, bevor du anfängst, ist das eine Anzahlung mit eigenen umsatzsteuerlichen Folgen (siehe unten).
Beispiel
Du renovierst ein Haus:
- Bei Auftragserteilung → Abschlagsrechnung 30% (Anzahlung)
- Bei 50% Fortschritt → Abschlagsrechnung 30%
- Bei Fertigstellung → Schlussrechnung 40%
Gewährleistung
Bei Abschlagsrechnungen läuft die Gewährleistung ab der Übernahme des Gesamtwerks (§ 933 Abs. 1 ABGB) - es wurde ja kein abgrenzbarer Teil übergeben.
Umsatzsteuer - Der entscheidende Unterschied
Bei Teilrechnungen
Wann die Umsatzsteuer entsteht, hängt von deiner Besteuerungsart ab:
- Istbesteuerung (z. B. Freiberufler und nicht buchführungspflichtige Betriebe): mit dem Zahlungseingang.
- Sollbesteuerung: bereits mit der Erbringung der (Teil-)Leistung — unabhängig davon, wann der Kunde zahlt.
Bei Abschlagsrechnungen
Soweit du Geld vor der Leistung vereinnahmst (Anzahlung), entsteht die Steuer mit dem Geldeingang — das gilt auch für Sollbesteuerer (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG, Anzahlungsbesteuerung). Das gilt für jeden Abschlag, der vor Vollendung der Leistung bezahlt wird - auch nach Baufortschritt. Nur wenn ein Teil gesondert vereinbart, abgenommen und endgültig abgerechnet ist, liegt eine Teilleistung vor; dann gilt die Regel der Teilrechnung.
Der Unterschied liegt bei der Schlussrechnung:
Bei Teilrechnungen wurden bereits vollständige Leistungen versteuert. Bei Abschlagsrechnungen war es nur eine Vorauszahlung - die Schlussrechnung muss das berücksichtigen.
Praktisches Beispiel
Projekt: Webseiten-Entwicklung für 12.000 Euro brutto (10.000 Euro netto + 2.000 Euro USt)
Variante A: Mit Teilrechnungen
| Phase | Leistung | Rechnung |
|---|---|---|
| Phase 1 | Design fertig | TR-001: 3.333,33 netto + 666,67 USt = 4.000,00 Euro |
| Phase 2 | Programmierung fertig | TR-002: 3.333,33 netto + 666,67 USt = 4.000,00 Euro |
| Phase 3 | Inhalt fertig | Schlussrechnung: 3.333,34 netto + 666,66 USt = 4.000,00 Euro |
Jede Teilrechnung ist eine vollständige Rechnung für den abgeschlossenen Teil.
Variante B: Mit Abschlagsrechnungen
| Phase | Fortschritt | Rechnung |
|---|---|---|
| Start | 30% angezahlt | AR-001: 3.000 netto + 600 USt = 3.600 Euro |
| Mitte | 60% erreicht | AR-002: 3.000 netto + 600 USt = 3.600 Euro |
| Ende | 100% fertig | Schlussrechnung: 4.000 netto + 800 USt = 4.800 Euro |
Die Abschlagsrechnungen sind Vorauszahlungen. Die Schlussrechnung zeigt die Gesamtsumme minus Abschläge.
Schlussrechnung erstellen
Die eine Regel, die zählt: Zeigst du in der Schlussrechnung den Gesamtbetrag, musst du die bereits abgerechneten Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge gesondert absetzen (§ 11 Abs. 1 UStG). Ziehst du nur die Bruttosummen ab, weist du die Umsatzsteuer zweimal aus - und schuldest sie dann auch zweimal (§ 11 Abs. 12 UStG).
Nach Teilrechnungen
Projekt: Webseiten-Entwicklung
Gesamtentgelt netto: 10.000,00 Euro
USt 20%: 2.000,00 Euro
Brutto gesamt: 12.000,00 Euro
Bereits abgerechnet:
- TR-001 vom 01.02.2025: netto -3.333,33 Euro / USt -666,67 Euro
- TR-002 vom 01.03.2025: netto -3.333,33 Euro / USt -666,67 Euro
Restbetrag netto: 3.333,34 Euro
USt 20%: 666,66 Euro
Brutto: 4.000,00 Euro
Nach Abschlagsrechnungen
Projekt: Webseiten-Entwicklung
Gesamtentgelt netto: 10.000,00 Euro
USt 20%: 2.000,00 Euro
Brutto gesamt: 12.000,00 Euro
Erhaltene Abschläge:
- AR-001 vom 01.02.2025: netto -3.000,00 Euro / USt -600,00 Euro
- AR-002 vom 01.03.2025: netto -3.000,00 Euro / USt -600,00 Euro
Restbetrag netto: 4.000,00 Euro
USt 20%: 800,00 Euro
Restbetrag brutto: 4.800,00 Euro
Wann welche verwenden?
Teilrechnung ist besser wenn:
- Du klar abgrenzbare Teilleistungen hast
- Jede Phase für sich abgeschlossen ist
- Du willst, dass die Gewährleistung für Teilbereiche früher beginnt
- Der Kunde will definierte Meilensteine bezahlen
Abschlagsrechnung ist besser wenn:
- Die Leistung fließend ist ohne klare Phasen
- Du eine Anzahlung vor Projektstart brauchst
- Der Kunde eine regelmäßige Zahlungsweise bevorzugt
- Du die Gewährleistung auf das Projektende bündeln willst
Vertraglich regeln
Wichtig
Die Möglichkeit zur Teil- oder Abschlagsrechnung sollte vertraglich vereinbart sein - dann ist die Fälligkeit jeder Rate eindeutig. Ohne Vereinbarung stehst du aber nicht mit leeren Händen da: Wird ein Werk in Abschnitten hergestellt, kannst du schon vorher einen verhältnismäßigen Teil des Entgelts fordern (§ 1170 ABGB). Streitfrei ist das trotzdem nur mit Zahlungsplan.
Im Angebot festhalten
Zahlungsplan:
- 30% bei Auftragserteilung
- 30% nach Fertigstellung Phase 1
- 30% nach Fertigstellung Phase 2
- 10% nach Abnahme
Lies auch: Alle Rechnungsarten in Österreich im Überblick und wie du eine korrekte Ausgangsrechnung erstellst. Welche Pflichtangaben auf jede Rechnung müssen, erfährst du unter Rechnungsmerkmale Österreich.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich beide Arten im selben Projekt mischen?
Ja, aber es wird kompliziert. Besser: Einheitlich bleiben.
Was, wenn der Kunde die Teilrechnung nicht bezahlt?
Zuerst mahnst du wie bei jeder anderen Rechnung. Die weitere Arbeit zurückhalten darfst du erst, wenn die Teilrechnung fällig ist und der Kunde tatsächlich in Verzug ist (§ 1052 ABGB).
Wie viele Teilrechnungen sind üblich?
Je nach Projektgröße: 2-5 Teilrechnungen sind normal. Bei sehr großen Projekten auch mehr.
Muss ich auf der Rechnung "Teilrechnung" schreiben?
Empfehlenswert, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Kennzeichne es klar, damit der Kunde versteht, dass es nicht die Endrechnung ist.
Zusammenfassung
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Klare Projektphasen, abgeschlossene Module | Teilrechnung |
| Fließender Fortschritt, regelmäßige Zahlungen | Abschlagsrechnung |
| Anzahlung vor Projektstart nötig | Abschlagsrechnung |
| Gewährleistung soll früher beginnen | Teilrechnung |
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- Projekte anlegen und Phasen definieren
- Teilrechnungen mit Bezug zum Gesamtprojekt
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Offizielle Quellen
- § 933 ABGB – Gewährleistungsfrist; Verjährung
- § 1052 ABGB – Leistungsverweigerungsrecht (Zug um Zug)
- § 1170 ABGB – Entrichtung des Entgelts
- § 11 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 19 UStG – Steuerschuldner, Entstehung der Steuerschuld
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deiner individuellen Situation wende dich an das Finanzamt oder einen Steuerberater. Stand: 2026.
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