Du machst deine Steuererklärung 2025 und fragst dich: Reicht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung noch — oder muss ich auf Bilanzierung umsteigen? Die Antwort hängt von deinem Umsatz, deiner Rechtsform und ein paar Schwellenwerten ab, die du kennen solltest.
In diesem Guide erklären wir die Unterschiede, zeigen dir die Umsatzgrenzen nach § 189 UGB, und helfen dir einzuschätzen, ob der Wechsel für dich Pflicht oder sogar freiwillig sinnvoll ist.
Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (kurz: E/A-Rechnung) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung in Österreich. Die gesetzliche Grundlage ist § 4 Abs. 3 EStG.
Das Prinzip ist simpel: Du stellst am Jahresende alle tatsächlich erhaltenen Einnahmen den tatsächlich bezahlten Ausgaben gegenüber. Die Differenz ist dein Gewinn. Das nennt sich Zufluss-Abfluss-Prinzip — es zählt der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der Rechnungsstellung.
Konkret bedeutet das:
- Du stellst im Dezember 2025 eine Rechnung über 5.000 € — der Kunde zahlt aber erst im Jänner 2026. Dann fällt die Einnahme in 2026, nicht in 2025.
- Du kaufst im November 2025 einen Laptop und bezahlst sofort. Die Ausgabe zählt für 2025 (aber als Abschreibung über die Nutzungsdauer, nicht als Sofortabzug).
Was du führen musst
Auch die E/A-Rechnung ist kein Freifahrtschein. Du brauchst:
- Ein Anlageverzeichnis für alle abnutzbaren Wirtschaftsgüter (§ 7 Abs. 3 EStG)
- Ein Wareneingangsbuch — wenn du gewerblich tätig bist (§ 127 BAO)
- Ein Lohnkonto pro Mitarbeiter, falls du Personal hast (§ 76 EStG)
- Ordentliche Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben
Eine Inventur brauchst du bei der E/A-Rechnung nicht.
Was ist Bilanzierung?
Bilanzierung — offiziell Betriebsvermögensvergleich oder doppelte Buchführung — ist die umfangreichere Methode der Gewinnermittlung. Die gesetzliche Grundlage ist § 5 EStG (für Gewerbetreibende mit Buchführungspflicht) bzw. § 4 Abs. 1 EStG (freiwillig oder für Land- und Forstwirte).
Hier gilt das Periodenprinzip: Einnahmen und Ausgaben werden dem Wirtschaftsjahr zugeordnet, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind — unabhängig davon, wann das Geld fließt.
Das bedeutet:
- Die Rechnung aus Dezember 2025 ist eine Forderung in 2025 — auch wenn der Kunde erst im Jänner 2026 zahlt.
- Du siehst am Jahresende nicht nur deinen Gewinn, sondern auch dein gesamtes Betriebsvermögen (Anlagen, Forderungen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen).
Was du führen musst
Bilanzierung bedeutet deutlich mehr Aufwand:
- Doppelte Buchführung (Soll und Haben auf Konten)
- Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)
- Inventur am Jahresende
- Offenlegung: Maximal 9 Monate nach Bilanzstichtag (für Kapitalgesellschaften: 5 Monate)
EA-Rechnung vs. Bilanzierung im Vergleich
| Kriterium | E/A-Rechnung | Bilanzierung |
|---|---|---|
| Gesetzliche Grundlage | § 4 Abs. 3 EStG | § 5 EStG / § 4 Abs. 1 EStG |
| Prinzip | Zufluss-Abfluss | Periodenabgrenzung |
| Komplexität | Gering | Hoch |
| Inventur | Nicht nötig | Pflicht |
| Rückstellungen | Nicht möglich | Möglich (z. B. für drohende Verluste) |
| Forderungen/Verbindlichkeiten | Werden nicht erfasst | Werden erfasst |
| Gewinnsteuerung | Über Zahlungszeitpunkt möglich | Kaum steuerbar |
| Steuerberater-Kosten | Niedriger | Höher |
| Aussagekraft | Nur Gewinn/Verlust | Vollständiges Vermögensbild |
| Banken/Investoren | Eingeschränkt verwertbar | Bevorzugt |
Wann musst du zur Bilanzierung wechseln?
Die Pflicht zur Bilanzierung ergibt sich aus § 189 UGB (Unternehmensgesetzbuch) und § 125 BAO (Bundesabgabenordnung).
Es gibt zwei Schwellenwerte:
| Schwelle | Umsatzgrenze | Wie oft überschritten? | Pflicht ab wann? |
|---|---|---|---|
| Untere Grenze | 700.000 € | 2 Jahre hintereinander | Ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr |
| Qualifizierte Grenze | 1.000.000 € | Bereits einmalig | Ab dem folgenden Geschäftsjahr |
Beispiel 1: Zweimaliges Überschreiten der 700.000-€-Grenze
2024: Umsatz 750.000 € → 1. Überschreitung
2025: Umsatz 720.000 € → 2. Überschreitung in Folge
2026: Pufferjahr — noch E/A-Rechnung erlaubt
2027: Bilanzierungspflicht tritt ein!
Beispiel 2: Einmaliges Überschreiten der 1.000.000-€-Grenze
2025: Umsatz 1.100.000 € → qualifizierte Überschreitung
2026: Bilanzierungspflicht tritt ein — kein Pufferjahr!
Wichtig: Wenn dein Umsatz danach wieder zwei Jahre in Folge unter 700.000 € fällt, endet die Buchführungspflicht ab dem nächsten Jahr — hier gibt es kein Pufferjahr (§ 189 Abs. 2 UGB).
Sonderregel: Antrag beim Finanzamt
Wenn du die 700.000-€-Grenze nur vorübergehend und aufgrund besonderer Umstände überschritten hast (z. B. einmaliger Großauftrag), kannst du beim Finanzamt einen Antrag auf Aufhebung der Buchführungspflicht stellen (§ 125 Abs. 3 BAO). Das ist kein Automatismus — du musst es glaubhaft machen.
Wer muss immer bilanzieren?
Manche Unternehmen müssen unabhängig vom Umsatz bilanzieren:
- GmbH, FlexKapG und AG — Kapitalgesellschaften sind nach § 189 Abs. 1 UGB immer buchführungspflichtig
- GmbH & Co KG — weil kein unbeschränkt haftender natürlicher Gesellschafter vorhanden ist
- Andere Personengesellschaften, bei denen alle unbeschränkt haftenden Gesellschafter Kapitalgesellschaften sind
Wenn du also eine GmbH gründest, ist die doppelte Buchführung ab Tag 1 Pflicht — egal ob du 10.000 € oder 10 Millionen € Umsatz machst.
Sonderfall: Freie Berufe
Bist du freiberuflich tätig — also z. B. als Ärztin, Rechtsanwalt, Architektin, Künstler oder Ziviltechniker — hast du eine Sonderstellung: Freie Berufe sind nach § 189 Abs. 4 UGB von der unternehmensrechtlichen Buchführungspflicht ausgenommen.
Das heißt: Du kannst die E/A-Rechnung grundsätzlich beibehalten, auch wenn dein Umsatz über 700.000 € liegt. Es gibt keine Umsatzgrenze, die dich als Freiberufler automatisch zur Bilanzierung zwingt.
Du kannst natürlich freiwillig auf Bilanzierung umsteigen — z. B. wenn du eine bessere Kreditwürdigkeit bei der Bank brauchst.
Freiwillige Bilanzierung: Wann lohnt sie sich?
Auch wenn du nicht musst — manchmal kann eine freiwillige Bilanzierung Vorteile haben:
- Rückstellungen bilden: Du erwartest einen Rechtsstreit oder eine Garantieleistung? Bei der Bilanzierung kannst du dafür eine Rückstellung bilden und so den Gewinn bereits vorher mindern.
- Bessere Aussagekraft: Banken und Investoren bevorzugen Bilanzen, weil sie Vermögen, Schulden und Eigenkapitalquote zeigen.
- Periodengerechte Zuordnung: Große Vorausleistungen werden über die Laufzeit verteilt — das glättet deinen Gewinn.
Die Nachteile:
- Höherer Aufwand und damit höhere Steuerberater-Kosten
- Inventurpflicht am Jahresende
- Du verlierst die Möglichkeit, über den Zahlungszeitpunkt den Gewinn zu steuern
Für die meisten Einzelunternehmer und kleine Personengesellschaften unter 700.000 € Umsatz ist die E/A-Rechnung die bessere Wahl. Im Zweifel sprich das mit deinem Steuerberater ab.
Häufige Fehler beim Wechsel
1. Die Umsatzgrenze nicht im Blick
Viele Unternehmer bemerken zu spät, dass sie zwei Jahre hintereinander die 700.000-€-Grenze überschritten haben. Dann ist das Pufferjahr schnell vorbei und die Buchführungspflicht gilt — rückwirkend Bücher aufzusetzen ist teuer und mühsam.
Tipp: Prüfe deinen Umsatz spätestens im Jänner, wenn du deine UVA für Dezember machst.
2. Rechtsform und Pflicht verwechseln
Eine GmbH muss immer bilanzieren — auch wenn der Umsatz bei 50.000 € liegt. Umgekehrt muss ein Freiberufler mit 800.000 € Umsatz nicht bilanzieren. Die Rechtsform bestimmt die Spielregeln.
3. Übergangsbuchungen vergessen
Beim Wechsel von E/A-Rechnung auf Bilanzierung musst du einen Übergangsgewinn (oder -verlust) ermitteln. Offene Forderungen und Verbindlichkeiten werden dabei erstmals erfasst. Diesen Übergangsgewinn kannst du auf Antrag über drei Jahre verteilen — vergiss das nicht, sonst zahlst du im Wechseljahr unnötig viel Steuer.
Fazit
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für die meisten Einzelunternehmer und kleinen Betriebe in Österreich die richtige Wahl — einfacher, günstiger, flexibler. Sobald du aber die 700.000-€-Grenze zweimal hintereinander (oder einmal die 1.000.000-€-Grenze) überschreitest, führt kein Weg an der Bilanzierung vorbei. Kapitalgesellschaften müssen ohnehin vom ersten Tag an bilanzieren. Im Zweifel: Sprich mit deinem Steuerberater über die beste Lösung für deine Situation.
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