Aufbewahrungsfristen in Österreich: Was du wann entsorgen darfst

Du sitzt vor einem Stapel Ordner, Schuhkartons voller Belege und einer Festplatte mit hunderten PDFs. Die Frage: Was davon muss ich aufheben -- und wie lange? Die gute Nachricht: Seit 1. Jänner 2026 darfst du alles aus 2018 entsorgen. Die schlechte: Wenn du das Falsche wegwirfst, darf das Finanzamt deine Umsätze und Gewinne schätzen (§ 184 BAO) -- und bei vorsätzlicher Verletzung kommt eine Geldstrafe bis zu 5.000 EUR dazu.

Die Grundregel: 7 Jahre aufbewahren

Die Bundesabgabenordnung (BAO) regelt in § 132 Abs. 1, wie lange du deine Unterlagen aufheben musst:

Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren.

Die 7-Jahres-Frist gilt für alle Unternehmer -- egal ob Einzelunternehmer, GmbH oder OG. Für Rechnungslegungspflichtige (Kapitalgesellschaften sowie Einzelunternehmer/Personengesellschaften über der UGB-Umsatzschwelle) regelt § 212 UGB dieselbe 7-Jahres-Frist für Bücher, Belege und Jahresabschlüsse.

Rechtsgrundlage	Gilt für	Frist
§ 132 BAO	Alle Unternehmer	7 Jahre
§ 212 UGB	Alle Rechnungslegungspflichtigen (nicht nur Kapitalgesellschaften)	7 Jahre
§ 18 Abs. 10 UStG	Grundstücks-Unterlagen	22 Jahre (Altfälle vor 1. 4. 2012: in der Regel 12 Jahre)

Was muss aufbewahrt werden?

Die kurze Antwort: Alles, was mit deinem Geschäft zu tun hat. Im Detail:

Pflicht (BAO)

• Bücher und Aufzeichnungen (Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)
• Belege -- Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Kontoauszüge
• Geschäftspapiere -- Verträge, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt, Angebote, Auftragsbestätigungen
• Inventurlisten
• Unterlagen für Anlagenkäufe (Maschinen, Fahrzeuge, IT-Equipment)
• Lohnverrechnungsunterlagen -- Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen
• Registrierkassen-Daten -- Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg, Monatsbelege

Zusätzlich für Rechnungslegungspflichtige (UGB)

• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse (Lagebericht und Konzernabschluss nur, soweit du dazu verpflichtet bist)
• Empfangene Geschäftsbriefe und Kopien versendeter Briefe

Das gilt für alle Rechnungslegungspflichtigen nach §§ 189, 190 und 212 UGB -- nicht nur für Kapitalgesellschaften.

Faustregel: Wenn du dir nicht sicher bist, ob du etwas brauchst -- heb es auf. Lieber ein Ordner zu viel als eine fehlende Rechnung bei der Betriebsprüfung.

Wann beginnt die Frist?

Das ist der Punkt, an dem viele einen Fehler machen. Die 7-Jahres-Frist beginnt nicht ab dem Rechnungsdatum, sondern ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragung vorgenommen wurde (§ 132 Abs. 1 BAO).

Beispiel:

Rechnung vom 15. März 2019
Verbucht im Geschäftsjahr 2019
Fristbeginn: 31. Dezember 2019
Fristende: 31. Dezember 2026

→ Du darfst die Rechnung ab 1. Jänner 2027 entsorgen.

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr (z. B. April bis März) beginnt die Frist am Ende des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Beispiel mit abweichendem Wirtschaftsjahr:

Wirtschaftsjahr: April 2018 bis März 2019
Endet im Kalenderjahr 2019
Fristbeginn: 31. Dezember 2019
Fristende: 31. Dezember 2026

Wichtig: Wenn ein Steuer- oder Gerichtsverfahren läuft, das deine Unterlagen betrifft, musst du diese über die 7 Jahre hinaus aufbewahren -- solange das Verfahren anhängig ist.

Welche Belege darfst du 2026 entsorgen?

Seit 1. Jänner 2026 ist die 7-Jahres-Frist für das Kalenderjahr 2018 abgelaufen. Das heißt:

Beleg aus dem Jahr	Frist abgelaufen am	Entsorgen ab
2017 und älter	31.12.2024	Bereits möglich
2018	31.12.2025	Ab 1.1.2026
2019	31.12.2026	Ab 1.1.2027
2020	31.12.2027	Ab 1.1.2028
2021	31.12.2028	Ab 1.1.2029

Aber Achtung -- es gibt Ausnahmen (Details in der Tabelle unten):

1. Grundstücks-Unterlagen: 22 Jahre, bei Altfällen vor April 2012 in der Regel 12 Jahre (siehe nächster Abschnitt)
2. Eigentumsübertragung nach § 15c WGG: 12 Jahre
3. Elektronische Leistungen / OSS und Plattform-Aufzeichnungen: 10 Jahre
4. COVID-19-Förderungen: je nach Förderrichtlinie -- Investitionsprämie 10 Jahre, COFAG-Hilfen (Fixkostenzuschuss, Umsatzersatz) 7 Jahre
5. Laufende Verfahren: Wenn das Finanzamt gerade prüft, nichts entsorgen

Wenn 7 Jahre nicht reichen: Die Sonderfristen

Für bestimmte Unterlagen gelten längere Aufbewahrungsfristen:

Unterlagen	Frist	Rechtsgrundlage
Grundstücke (Kauf, Umbau, Sanierung)	22 Jahre	§ 18 Abs. 10 UStG
Grundstücke, die du schon vor dem 1. April 2012 erstmals unternehmerisch genutzt hast (Altfälle)	12 Jahre (in der Regel)	§ 18 Abs. 10 UStG idF vor dem 1. StabG 2012 iVm § 28 Abs. 38 UStG
Eigentumsübertragung nach § 15c WGG (ohne Geschäftsräume)	12 Jahre	§ 18 Abs. 10 UStG
Elektronische Leistungen / OSS	10 Jahre	UStG
Plattform-Aufzeichnungen (Plattformhaftung)	10 Jahre	UStG
COVID-19: Investitionsprämie	10 Jahre	Förderrichtlinie aws
COVID-19: COFAG-Hilfen (Fixkostenzuschuss, Umsatzersatz)	7 Jahre	Förderrichtlinien

Warum 22 Jahre bei Grundstücken?

Der Vorsteuerberichtigungszeitraum für Grundstücke beträgt 20 Jahre (§ 12 Abs. 10 UStG). Die 22-Jahres-Frist stellt sicher, dass alle relevanten Unterlagen während des gesamten Berichtigungszeitraums verfügbar sind. Wenn du also 2026 ein Büro gekauft oder umgebaut hast, musst du die Belege dafür bis mindestens 2048 aufbewahren.

Digitale Aufbewahrung: Was ist erlaubt?

Ja, du darfst deine Belege digital aufbewahren. § 132 Abs. 2 BAO erlaubt die Speicherung auf Datenträgern -- aber mit strengen Auflagen:

Die vier Anforderungen

Die digitale Kopie muss bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit:

1. Vollständig sein -- nichts darf fehlen
2. Geordnet sein -- strukturierte Ablage, auffindbar
3. Inhaltsgleich sein -- der Inhalt muss 1:1 übereinstimmen
4. Urschriftgetreu sein -- das Original muss erkennbar sein (Layout, Schrift); entfällt bei Unterlagen, die von vornherein nur digital vorliegen

Was geht -- und was empfohlen ist

Wichtig: § 132 Abs. 2 BAO schreibt kein bestimmtes Speichermedium vor (auch kein WORM). Erforderlich ist nur, dass die Belege jederzeit vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können. WORM, revisionssichere Archivsoftware oder zertifizierte Clouds sind daher Empfehlungen zur Nachweissicherung — keine gesetzliche Pflicht.

Methode	Bewertung	Warum
WORM-Speicher (CD-R, DVD-R)	Empfohlen	Einmal beschrieben, nicht änderbar
Revisionssichere Archivsoftware	Empfohlen	Verhindert nachträgliche Änderung, gut dokumentierbar
Cloud-Archiv (revisionssicher)	Empfohlen	Unveränderbar, redundant
USB-Stick / einfache Festplatte / PDF-Ablage	Zulässig, aber riskant	Gesetzlich erlaubt — solange Vollständigkeit und Unveränderbarkeit nachweisbar bleiben; sonst drohen Beweisprobleme bei der Prüfung

Praxistipp: Rechnungen, die von Anfang an digital erstellt wurden (z. B. per E-Mail als PDF), müssen nicht ausgedruckt werden. Sie sind im digitalen Format aufzubewahren. Umgekehrt: Wenn du einen Papierbeleg scannst, solltest du das Original sicherheitshalber behalten -- außer dein Archivierungssystem ist nachweislich revisionssicher.

Pflicht zur Bereitstellung (§ 132 Abs. 3 BAO)

Bei einer Betriebsprüfung musst du auf eigene Kosten:

• Die technischen Hilfsmittel bereitstellen, um die Daten lesbar zu machen
• Dauerhafte, lesbare Ausdrucke auf Verlangen anfertigen

Was passiert bei Verstößen?

Wer seine Aufbewahrungspflichten verletzt, riskiert:

Konsequenz	Details
Schätzung	Das Finanzamt schätzt deine Einnahmen -- meistens zu deinem Nachteil
Finanzordnungswidrigkeit	Nur bei vorsätzlicher Verletzung (§ 51 Abs. 1 lit. c und d FinStrG) -- Fahrlässigkeit ist nicht strafbar
Geldstrafe	Bis zu 5.000 EUR (§ 51 Abs. 2 FinStrG)

Die Schätzungsbefugnis ist in der Praxis das größere Problem: Wenn du bei einer Betriebsprüfung keine Belege vorweisen kannst, darf das Finanzamt deine Umsätze und Gewinne schätzen. Erfahrungsgemäß fällt diese Schätzung nicht zu deinen Gunsten aus.

Checkliste: Aufbewahrungsfristen richtig umsetzen

1. Ordner-System: Pro Jahr ein Ordner (physisch oder digital)
2. Digitalisierung: Papierbelege scannen und revisionssicher archivieren
3. Jährlich ausmisten: Jeden Jänner die Belege prüfen, die entsorgt werden dürfen
4. Grundstücke separat: Alles zu Immobilien mindestens 22 Jahre aufheben
5. COVID-Förderungen markieren: Frist je Förderrichtlinie prüfen (Investitionsprämie 10 Jahre)
6. Laufende Verfahren beachten: Nichts entsorgen, solange das Finanzamt prüft
7. Backup erstellen: Digitale Archive regelmäßig sichern

Häufige Fragen (FAQ)

Wie lange muss ich Rechnungen in Österreich aufbewahren?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, für das die Rechnung verbucht wurde (§ 132 Abs. 1 BAO) -- nicht ab dem Ausstellungsdatum. Eine im Jahr 2026 verbuchte Rechnung muss also bis mindestens 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden.

Darf ich Belege nur digital aufbewahren?

Ja, die digitale Archivierung ist in Österreich zulässig, solange die Belege unverändert, vollständig und jederzeit lesbar sind. Die Originale darfst du nur dann vernichten, wenn dein Scan die vollständige und urschriftgetreue Wiedergabe sicherstellt (§ 132 Abs. 2 BAO) — und das digitale Archiv muss die gesamte Aufbewahrungsfrist über zugänglich bleiben.

Welche Sonderfrist gilt für Grundstücke?

Für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gilt eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren (§ 18 Abs. 10 UStG); für Grundstücke, die du schon vor dem 1. April 2012 erstmals unternehmerisch genutzt hast, sind es in der Regel 12 Jahre. Das betrifft Kaufverträge, Baurechnungen und alle Belege die den Vorsteuerabzug für das Grundstück betreffen.

Was passiert wenn ich Belege nicht aufbewahre?

Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern oder Umsätze schätzen, wenn Belege fehlen. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen plus Säumniszuschläge. Deshalb: Digitale Archivierung mit automatischer Backup-Lösung einsetzen.

Fazit

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Belege beträgt in Österreich grundsätzlich 7 Jahre nach § 132 BAO. Seit 1. Jänner 2026 darfst du Belege aus 2018 entsorgen -- aber nicht bei Grundstücken (22 Jahre), COVID-Förderungen (Frist je Richtlinie, bis zu 10 Jahre) oder laufenden Verfahren. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, aber nur mit revisionssicherer Archivierung. Im Zweifel: lieber ein Jahr länger aufheben als zu früh entsorgen.

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Offizielle Quellen

• § 132 BAO – Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen
• § 184 BAO – Schätzung der Grundlagen für die Abgabenerhebung
• § 51 FinStrG – Finanzordnungswidrigkeiten
• § 189 UGB – Buchführung, Anwendungsbereich
• § 190 UGB – Führung der Bücher
• § 212 UGB – Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist
• § 12 UStG – Vorsteuerabzug
• § 18 UStG – Aufzeichnungspflichten und buchmäßiger Nachweis
• § 28 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften
• § 15c WGG – Anspruch auf nachträgliche Übertragung in das Wohnungseigentum
• USP – Aufbewahrungspflicht
• WKO – Aufbewahrungspflichten
• WKO – Aufbewahrungspflichten FAQ

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Stand: Februar 2026.