Du sitzt vor einem Stapel Ordner, Schuhkartons voller Belege und einer Festplatte mit hunderten PDFs. Die Frage: Was davon muss ich aufheben -- und wie lange? Die gute Nachricht: Seit 1. Jänner 2026 darfst du alles aus 2018 entsorgen. Die schlechte: Wenn du das Falsche wegwirfst, drohen bis zu 5.000 EUR Strafe.
Die Grundregel: 7 Jahre aufbewahren
Die Bundesabgabenordnung (BAO) regelt in § 132 Abs. 1, wie lange du deine Unterlagen aufheben musst:
Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren.
Die 7-Jahres-Frist gilt für alle Unternehmer -- egal ob Einzelunternehmer, GmbH oder OG. Für Kapitalgesellschaften kommt zusätzlich § 212 UGB dazu, der dieselbe Frist für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen vorschreibt.
| Rechtsgrundlage | Gilt für | Frist |
|---|---|---|
| § 132 BAO | Alle Unternehmer | 7 Jahre |
| § 212 UGB | Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) | 7 Jahre |
| § 18 Abs. 10 UStG | Grundstücks-Unterlagen | 22 Jahre |
Was muss aufbewahrt werden?
Die kurze Antwort: Alles, was mit deinem Geschäft zu tun hat. Im Detail:
Pflicht (BAO)
- Bücher und Aufzeichnungen (Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)
- Belege -- Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Kontoauszüge
- Geschäftspapiere -- Verträge, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt, Angebote, Auftragsbestätigungen
- Inventurlisten
- Unterlagen für Anlagenkäufe (Maschinen, Fahrzeuge, IT-Equipment)
- Lohnverrechnungsunterlagen -- Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen
- Registrierkassen-Daten -- Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg, Monatsbelege
Zusätzlich für Kapitalgesellschaften (UGB)
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse mit Lageberichten
- Konzernabschlüsse
- Empfangene Geschäftsbriefe und Kopien versendeter Briefe
Faustregel: Wenn du dir nicht sicher bist, ob du etwas brauchst -- heb es auf. Lieber ein Ordner zu viel als eine fehlende Rechnung bei der Betriebsprüfung.
Wann beginnt die Frist?
Das ist der Punkt, an dem viele einen Fehler machen. Die 7-Jahres-Frist beginnt nicht ab dem Rechnungsdatum, sondern ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragung vorgenommen wurde (§ 132 Abs. 1 BAO).
Beispiel:
Rechnung vom 15. März 2019
Verbucht im Geschäftsjahr 2019
Fristbeginn: 31. Dezember 2019
Fristende: 31. Dezember 2026
→ Du darfst die Rechnung ab 1. Jänner 2027 entsorgen.
Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr (z. B. April bis März) beginnt die Frist am Ende des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Beispiel mit abweichendem Wirtschaftsjahr:
Wirtschaftsjahr: April 2018 bis März 2019
Endet im Kalenderjahr 2019
Fristbeginn: 31. Dezember 2019
Fristende: 31. Dezember 2026
Wichtig: Wenn ein Steuer- oder Gerichtsverfahren läuft, das deine Unterlagen betrifft, musst du diese über die 7 Jahre hinaus aufbewahren -- solange das Verfahren anhängig ist.
Welche Belege darfst du 2026 entsorgen?
Seit 1. Jänner 2026 ist die 7-Jahres-Frist für das Kalenderjahr 2018 abgelaufen. Das heißt:
| Beleg aus dem Jahr | Frist abgelaufen am | Entsorgen ab |
|---|---|---|
| 2017 und älter | 31.12.2024 | Bereits möglich |
| 2018 | 31.12.2025 | Ab 1.1.2026 |
| 2019 | 31.12.2026 | Ab 1.1.2027 |
| 2020 | 31.12.2027 | Ab 1.1.2028 |
| 2021 | 31.12.2028 | Ab 1.1.2029 |
Aber Achtung -- drei Ausnahmen:
- Grundstücks-Unterlagen: 22 Jahre (siehe nächster Abschnitt)
- COVID-19-Förderungen: Investitionsprämie und Kurzarbeitsbeihilfe müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
- Laufende Verfahren: Wenn das Finanzamt gerade prüft, nichts entsorgen
Wenn 7 Jahre nicht reichen: Die Sonderfristen
Für bestimmte Unterlagen gelten längere Aufbewahrungsfristen:
| Unterlagen | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Grundstücke (Kauf, Umbau, Sanierung) | 22 Jahre | § 18 Abs. 10 UStG |
| Eigentumsübertragung nach § 15c WGG (ohne Geschäftsräume) | 12 Jahre | § 18 Abs. 10 UStG |
| Elektronische Leistungen / OSS | 10 Jahre | UStG |
| Plattform-Aufzeichnungen (Plattformhaftung) | 10 Jahre | UStG |
| COVID-19: Investitionsprämie | 10 Jahre | Förderrichtlinien |
| COVID-19: Kurzarbeitsbeihilfe | 10 Jahre | Förderrichtlinien |
Warum 22 Jahre bei Grundstücken?
Der Vorsteuerberichtigungszeitraum für Grundstücke beträgt 20 Jahre (§ 12 Abs. 10 UStG). Die 22-Jahres-Frist stellt sicher, dass alle relevanten Unterlagen während des gesamten Berichtigungszeitraums verfügbar sind. Wenn du also 2026 ein Büro gekauft oder umgebaut hast, musst du die Belege dafür bis mindestens 2048 aufbewahren.
Digitale Aufbewahrung: Was ist erlaubt?
Ja, du darfst deine Belege digital aufbewahren. § 132 Abs. 2 BAO erlaubt die Speicherung auf Datenträgern -- aber mit strengen Auflagen:
Die vier Anforderungen
Die digitale Kopie muss bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit:
- Vollständig sein -- nichts darf fehlen
- Geordnet sein -- strukturierte Ablage, auffindbar
- Inhaltsgleich sein -- der Inhalt muss 1:1 übereinstimmen
- Urschriftgetreu sein -- das Original muss erkennbar sein (Layout, Schrift)
Was geht -- und was nicht
| Methode | Erlaubt? | Warum? |
|---|---|---|
| WORM-Speicher (CD-R, DVD-R) | Ja | Einmal beschrieben, nicht änderbar |
| Zertifizierte Archivsoftware | Ja | Verhindert nachträgliche Änderung |
| Cloud-Archiv (zertifiziert) | Ja | Revisionssicher, redundant |
| USB-Stick | Nein | Dateien können verändert werden |
| Einfache Festplatte | Nein | Keine Unveränderbarkeit garantiert |
| PDF auf dem Desktop | Nein | Kann jederzeit gelöscht/geändert werden |
Praxistipp: Rechnungen, die von Anfang an digital erstellt wurden (z. B. per E-Mail als PDF), müssen nicht ausgedruckt werden. Sie sind im digitalen Format aufzubewahren. Umgekehrt: Wenn du einen Papierbeleg scannst, solltest du das Original sicherheitshalber behalten -- außer dein Archivierungssystem ist nachweislich revisionssicher.
Pflicht zur Bereitstellung (§ 132 Abs. 3 BAO)
Bei einer Betriebsprüfung musst du auf eigene Kosten:
- Die technischen Hilfsmittel bereitstellen, um die Daten lesbar zu machen
- Dauerhafte, lesbare Ausdrucke auf Verlangen anfertigen
Was passiert bei Verstößen?
Wer seine Aufbewahrungspflichten verletzt, riskiert:
| Konsequenz | Details |
|---|---|
| Schätzung | Das Finanzamt schätzt deine Einnahmen -- meistens zu deinem Nachteil |
| Finanzordnungswidrigkeit | Bei vorsätzlicher Verletzung nach § 51 FinStrG |
| Geldstrafe | Bis zu 5.000 EUR |
Die Schätzungsbefugnis ist in der Praxis das größere Problem: Wenn du bei einer Betriebsprüfung keine Belege vorweisen kannst, darf das Finanzamt deine Umsätze und Gewinne schätzen. Erfahrungsgemäß fällt diese Schätzung nicht zu deinen Gunsten aus.
Checkliste: Aufbewahrungsfristen richtig umsetzen
- Ordner-System: Pro Jahr ein Ordner (physisch oder digital)
- Digitalisierung: Papierbelege scannen und revisionssicher archivieren
- Jährlich ausmisten: Jeden Jänner die Belege prüfen, die entsorgt werden dürfen
- Grundstücke separat: Alles zu Immobilien mindestens 22 Jahre aufheben
- COVID-Förderungen markieren: Diese Belege 10 Jahre lang behalten
- Laufende Verfahren beachten: Nichts entsorgen, solange das Finanzamt prüft
- Backup erstellen: Digitale Archive regelmäßig sichern
Häufige Fragen (FAQ)
Wie lange muss ich Rechnungen in Österreich aufbewahren?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 132 BAO). Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis mindestens 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden.
Darf ich Belege nur digital aufbewahren?
Ja, die digitale Archivierung ist in Österreich zulässig, solange die Belege unverändert, vollständig und jederzeit lesbar sind. Die Originale darfst du nach dem Scannen vernichten — aber das digitale Archiv muss die gesamte Aufbewahrungsfrist über zugänglich bleiben.
Welche Sonderfrist gilt für Grundstücke?
Für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gilt eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren (§ 132 Abs. 1 BAO). Das betrifft Kaufverträge, Baurechnungen und alle Belege die den Vorsteuerabzug für das Grundstück betreffen.
Was passiert wenn ich Belege nicht aufbewahre?
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern oder Umsätze schätzen, wenn Belege fehlen. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen plus Säumniszuschläge. Deshalb: Digitale Archivierung mit automatischer Backup-Lösung einsetzen.
Fazit
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Belege beträgt in Österreich grundsätzlich 7 Jahre nach § 132 BAO. Seit 1. Jänner 2026 darfst du Belege aus 2018 entsorgen -- aber nicht bei Grundstücken (22 Jahre), COVID-Förderungen (10 Jahre) oder laufenden Verfahren. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, aber nur mit revisionssicherer Archivierung. Im Zweifel: lieber ein Jahr länger aufheben als zu früh entsorgen.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Stand: Februar 2026. Quellen: WKO -- Aufbewahrungspflichten, WKO -- Aufbewahrungspflichten FAQ, USP.gv.at -- Aufbewahrungspflicht, RIS -- § 132 BAO