"Gutschrift" ist einer der am häufigsten falsch verwendeten Begriffe in der Buchhaltung. Viele nennen eine Stornorechnung fälschlich "Gutschrift". Das kann steuerliche Probleme verursachen. In diesem Guide erklären wir den Unterschied.
Der wichtigste Unterschied
| Merkmal | Stornorechnung | Gutschrift |
|---|---|---|
| Wer erstellt? | Ursprünglicher Rechnungssteller | Leistungsempfänger |
| Betrag | Negativ | Positiv |
| Zweck | Korrektur einer fehlerhaften Rechnung | Abrechnung durch den Empfänger |
| Bezug | Verweist auf Originalrechnung | Eigenständiges Dokument |
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung (auch: Korrekturrechnung) verwendest du, wenn:
- Du eine fehlerhafte Rechnung korrigieren musst
- Die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt wurde
Merkmale der Stornorechnung
- Weist negative Beträge aus
- Muss auf die Originalrechnung verweisen (Nummer und Datum)
- Wird vom ursprünglichen Rechnungssteller erstellt
- Hebt die ursprüngliche Umsatzsteuer auf
Wann braucht man eine Stornorechnung?
- Falscher Rechnungsbetrag
- Falscher Steuersatz
- Falsche Kundenadresse
- Fehlerhafte Leistungsbeschreibung
Beispiel
Originalrechnung (fehlerhaft):
Rechnung RE-2025-0042 vom 15.01.2025
Beratung: 1.000,00 Euro netto
USt 20%: 200,00 Euro
Brutto: 1.200,00 Euro
Stornorechnung:
STORNORECHNUNG SR-2025-0012
Storno zu Rechnung RE-2025-0042 vom 15.01.2025
Beratung: -1.000,00 Euro netto
USt 20%: -200,00 Euro
Brutto: -1.200,00 Euro
Was ist eine echte Gutschrift?
Eine Gutschrift (im umsatzsteuerrechtlichen Sinn) ist eine besondere Rechnungsform:
- Der Leistungsempfänger erstellt die Rechnung
- Für den Leistungserbringer
- Weist positive Beträge aus
- Ist Teil des Gutschriftsverfahrens
Typische Anwendungsfälle
- Agentur rechnet für Freelancer ab
- Vermittlungsplattform rechnet für Verkäufer ab
- Franchise-Zentrale rechnet für Partner ab
Beispiel
Eine Werbeagentur arbeitet mit einem Grafiker. Statt dass der Grafiker eine Rechnung schreibt, erstellt die Agentur eine Gutschrift:
GUTSCHRIFT GS-2025-0001
Aussteller: Werbeagentur GmbH (Leistungsempfänger)
Empfänger: Max Grafik (Leistungserbringer)
Logo-Design: 2.500,00 Euro netto
USt 20%: 500,00 Euro
Brutto: 3.000,00 Euro
Warum ist der Unterschied wichtig?
Steuerliche Konsequenzen
Wenn du eine Stornorechnung fälschlich als "Gutschrift" bezeichnest:
- Vorsteuerabzug gefährdet - Dein Kunde könnte seinen Vorsteuerabzug verlieren
- Falsche Steuerbasis - Die Umsatzsteuer wird falsch berechnet
- Finanzstrafen möglich - Das Finanzamt kann Strafen verhängen
Das Finanzamt unterscheidet
- Eine Gutschrift erzeugt Umsatzsteuer beim Empfänger
- Eine Stornorechnung hebt die ursprüngliche Umsatzsteuer auf
Das sind völlig verschiedene steuerliche Wirkungen!
Checkliste: Stornorechnung oder Gutschrift?
Beantworte diese Fragen:
Frage 1: Was ist der Anlass?
- Korrektur einer fehlerhaften Rechnung? → Stornorechnung
- Abrechnung einer Leistung durch den Empfänger? → Gutschrift
Frage 2: Wer erstellt das Dokument?
- Du (als ursprünglicher Rechnungssteller)? → Stornorechnung
- Der Empfänger deiner Leistung? → Gutschrift
Frage 3: Welche Beträge?
- Negative Beträge (Minus)? → Stornorechnung
- Positive Beträge? → Gutschrift
Häufige Fehler
1. "Gutschrift" für Stornos verwenden
Falsch: "Ich schreibe dem Kunden eine Gutschrift über -1.200 Euro."
Richtig: "Ich schreibe eine Stornorechnung über -1.200 Euro."
2. Positive Beträge bei Stornos
Falsch: Eine Stornorechnung mit positiven Beträgen ausstellen.
Richtig: Stornorechnungen haben immer negative Beträge.
3. Fehlende Referenz
Falsch: Stornorechnung ohne Verweis auf die Originalrechnung.
Richtig: Immer Nummer und Datum der Originalrechnung angeben.
Pflichtangaben im Vergleich
Stornorechnung muss enthalten
- Bezeichnung "Stornorechnung"
- Alle normalen Rechnungs-Pflichtangaben
- Originalrechnungsnummer und -datum
- Negative Beträge
- Grund für die Stornierung
Gutschrift muss enthalten
- Bezeichnung "Gutschrift"
- Alle normalen Rechnungs-Pflichtangaben
- Steuernummer des Leistungserbringers (nicht die eigene!)
- Positive Beträge
Der richtige Ablauf bei Fehlern
Wenn du eine fehlerhafte Rechnung korrigieren musst:
- Stornorechnung erstellen - mit negativen Beträgen
- Auf Originalrechnung verweisen - Nummer und Datum
- An Kunden senden - er braucht sie für seine Buchhaltung
- Neue, korrekte Rechnung erstellen - mit neuer Nummer
Wenn du im Gutschriftsverfahren abrechnest:
- Gutschrift erstellen - mit positiven Beträgen
- Steuernummer des Leistungserbringers angeben
- An Leistungserbringer senden - er bucht sie als Erlös
Häufige Fragen (FAQ)
Kann mein Kunde eine Stornorechnung von mir verlangen?
Ja, wenn deine Originalrechnung fehlerhaft war. Er hat ein Recht auf korrekte Dokumente.
Muss eine Gutschrift vorher vereinbart werden?
Ja. Das Gutschriftsverfahren erfordert eine vorherige Vereinbarung zwischen den Parteien.
Was, wenn ich eine Stornorechnung "Gutschrift" genannt habe?
Kontaktiere deinen Kunden und stelle eine korrekt bezeichnete Stornorechnung aus. Informiere ggf. deinen Steuerberater.
Wie nummeriere ich Stornorechnungen?
Am besten mit eigenem Nummernkreis: SR-2025-0001, SR-2025-0002, ...
Zusammenfassung
| Situation | Dokument |
|---|---|
| Rechnung war fehlerhaft und bezahlt | Stornorechnung (negativ) |
| Empfänger rechnet für Erbringer ab | Gutschrift (positiv) |
| Korrektur vor Zahlung | Neue Rechnung oder Rechnungskorrektur |
Merke: Der Begriff "Gutschrift" ist im UStG nur für das echte Gutschriftsverfahren vorgesehen. Im kaufmännischen Alltag wird "Gutschrift" aber häufig auch für Teilerstattungen und Korrekturen verwendet.
Mit Rechnungsheld stornieren und gutschreiben
Rechnungsheld unterstützt beide Wege:
- Stornorechnung - Rechnung komplett stornieren mit negativem Betrag
- Gutschrift erstellen - Teilbeträge oder den vollen Betrag gutschreiben, verknüpft mit der Originalrechnung
- Automatisch negativ - Beträge und Steuern werden korrekt berechnet
- Referenz automatisch - Verknüpfung zur Originalrechnung inkl. Untertitel im PDF
- UVA-konform - Gutschriften erscheinen als negative Beträge im Steuer-Export