Buchhaltung für österreichische Startups: Die ersten Schritte

Du hast eine Geschäftsidee, brennst dafür – aber die Buchhaltung wirkt wie ein riesiger, komplizierter Berg? Keine Sorge, du bist nicht allein!

Dieser Guide führt dich Schritt für Schritt durch alles, was du als Gründer in Österreich zur Buchhaltung wissen musst: Von der Gewerbeanmeldung bis zur ersten Rechnung, von Steuern bis zur Rechnungslegung.

Phase 1: Vor der Gründung

Schritt 1: Rechtsform wählen

Die wichtigsten Rechtsformen in Österreich:

Rechtsform	Haftung	Gründungskosten	Geeignet für
Einzelunternehmen	Unbeschränkt	~€ 0-100	Solopreneure, Freelancer
GmbH	Beschränkt auf Stammkapital	~€ 1.500 + 10.000 € Stammkapital (davon mind. 5.000 € bar einzuzahlen)	Wachstums-Startups
OG	Unbeschränkt (alle Gesellschafter)	~€ 0-500	Partner-Gründungen
KG	Komplementär unbeschränkt, Kommanditist beschränkt	~€ 500	Kapitalintensive Geschäfte

Für die meisten Gründer:

• Solo-Gründer: Einzelunternehmen (später eventuell GmbH)
• Team-Gründung mit Investoren: Direkt GmbH

Schritt 2: Gewerbeanmeldung

Wo? Bei der Gewerbebehörde (meist Magistrat/Bezirkshauptmannschaft)

Was brauchst du?

• Lichtbildausweis
• Meldezettel
• Ggf. Befähigungsnachweis (je nach Gewerbe)

Kosten: Die Gewerbeanmeldung selbst ist gebührenfrei — weder Stempelgebühren noch Bundesverwaltungsabgaben fallen an.

NeuFöG nicht vergessen: Als Neugründer holst du dir vor der Anmeldung die NeuFöG-Bestätigung beim WKO Gründerservice. Sie befreit dich zusätzlich von Gerichtsgebühren (z. B. Firmenbuch) und in den ersten 12 Monaten von bestimmten Lohnnebenkosten für Mitarbeiter.

Online-Anmeldung: unternehmensserviceportal.at

Schritt 3: Finanzamt-Meldung

Verlass dich nicht darauf, dass sich das Finanzamt meldet: Du musst die Betriebseröffnung selbst binnen eines Monats anzeigen (§ 120 Abs. 2, § 121 BAO) — in der Praxis über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in FinanzOnline.

Was kommt?

• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Formular Verf 24 für Einzelunternehmer/natürliche Personen; Verf 15/16 für Gesellschaften**)**
• Ausfüllen und zurücksenden
• Finanzamt vergibt Steuernummer

Wichtige Punkte im Fragebogen:

• Kleinunternehmerregelung: Ja/Nein?
• Gewinnermittlung: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
• Umsatzsteuer: Monatlich/Quartalsweise?

Phase 2: Buchhaltungs-Setup

Schritt 4: Geschäftskonto eröffnen

Warum wichtig?

• Trennung privat/geschäftlich
• Übersichtliche Buchhaltung
• Professioneller Auftritt

Empfohlene Banken für Startups:

• Erste Bank / Sparkasse: Klassisch, gute Betreuung
• Revolut Business: Modern, günstig, online
• N26 Business: Digital, einfach
• Kontist: Speziell für Selbstständige (Deutschland, aber nutzbar)

Kosten: €0 - €20/Monat

Schritt 5: Buchhaltungs-Software wählen

Die wichtigsten Optionen:

Software	Preis	Geeignet für
Rechnungsheld	Ab €10/Monat	Startups, Freelancer
Lexoffice	Ab €10/Monat	Deutsche Alternative
Sage	Ab €20/Monat	Etablierte Lösung
RZL	Ab €30/Monat	Klassisch österreichisch
Excel	Kostenlos	Nur für kleinste Unternehmen

Tipp: Nutze moderne Cloud-Software (z.B. Rechnungsheld) statt Excel!

Schritt 6: Buchhaltungs-System einrichten

Was brauchst du?

✅ Belege aufbewahren

• Eingangsrechnungen (Lieferanten)
• Ausgangsrechnungen (Kunden)
• Bankauszüge
• Kassenbelege

✅ Digitale Ablage

• Alle Belege scannen/fotografieren
• Ordnerstruktur: Jahr/Monat
• Cloud-Speicher (z.B. Google Drive, Dropbox)

✅ Kategorien festlegen

Einnahmen:
- Beratung
- Produktverkauf
- Sonstiges

Ausgaben:
- Büromaterial
- Software
- Marketing
- Reisekosten
- Fortbildung
- Miete/Nebenkosten

Phase 3: Die ersten Geschäfte

Schritt 7: Erste Rechnung schreiben

Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich:

✅ Name und Anschrift (Aussteller + Empfänger) ✅ Rechnungsnummer (fortlaufend, eindeutig) ✅ Rechnungsdatum ✅ Leistungsdatum (oder Zeitraum) ✅ Menge und Bezeichnung der Leistung ✅ Entgelt (Preis pro Einheit) ✅ Steuersatz und Steuerbetrag ✅ Gesamtbetrag ✅ Deine UID-Nummer (Pflicht, außer als Kleinunternehmer — die Steuernummer ist kein Ersatz) ✅ UID-Nummer des Kunden, wenn der Rechnungsbetrag 10.000 € übersteigt und der Kunde Unternehmer ist (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG)

Beispiel-Rechnung:

──────────────────────────────────────────
               RECHNUNG
──────────────────────────────────────────

Dein Startup OG                  Rechnung: 2025-001
Musterstraße 1                   Datum: 15.01.2025
1010 Wien                        UID: ATU12345678

An:
Musterkunde GmbH
Kundenstraße 10
1020 Wien

──────────────────────────────────────────
Position:
Webdesign Homepage
Leistungszeitraum: 01.01. - 15.01.2025

Netto:                          5.000,00€
USt 20%:                        1.000,00€
──────────────────────────────────────────
GESAMT:                         6.000,00€
──────────────────────────────────────────

Zahlungsziel: 14 Tage (bis 29.01.2025)

IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678
BIC: ABCDAT2WXXX
Verwendungszweck: Rechnung 2025-001
──────────────────────────────────────────

Schritt 8: Eingangsrechnungen verbuchen

Was tun bei erhaltenen Rechnungen?

1. Prüfen

   • Ist die Rechnung korrekt?
   • Alle Pflichtangaben vorhanden?
   • Preis vereinbart?

2. Verbuchen

   • In Buchhaltungssoftware erfassen
   • Kategorie zuordnen (z.B. "Büromaterial")
   • Vorsteuer extrahieren

3. Bezahlen

   • Zahlungsziel beachten
   • Skonto nutzen (falls angeboten)
   • Zahlungsbestätigung aufbewahren

4. Ablegen

   • Digital speichern (Scan/PDF)
   • 7 Jahre aufbewahren (gesetzliche Pflicht)

Schritt 9: Erste UVA (Umsatzsteuervoranmeldung)

Wann? Bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Der Regelfall für Gründer ist das Kalendervierteljahr; erst ab einem Vorjahresumsatz über 100.000 € wird monatlich vorangemeldet (§ 21 Abs. 2 UStG). Monatlich kannst du freiwillig wählen.

Was melden?

• Summe aller Umsätze (Ausgangsrechnungen)
• Summe aller Vorsteuern (Eingangsrechnungen)
• Zahllast = USt - Vorsteuer

Beispiel:

Monat: Jänner 2025

Ausgangsrechnungen:
- Rechnung 001: 5.000€ + 1.000€ USt
- Rechnung 002: 3.000€ +   600€ USt
────────────────────────────────────
Gesamt USt:                  1.600€

Eingangsrechnungen:
- Laptop: 1.000€ + 200€ USt
- Software: 600€ + 120€ USt
────────────────────────────────────
Gesamt Vorsteuer:              320€

Zahllast:
1.600€ - 320€ = 1.280€

→ Bis 15.03. zu zahlen (15. des zweitfolgenden Monats): 1.280€

Wie abgeben? Über FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at)

Buchhaltungs-Methoden

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)

Für wen? Unternehmen unter der Rechnungslegungsgrenze des § 189 UGB — also bis 700.000 € Umsatzerlöse (die Pflicht greift erst nach zwei Jahren darüber, bei über 1.000.000 € schon ab dem Folgejahr). Freie Berufe und Land-/Forstwirte sind unabhängig vom Umsatz nie rechnungslegungspflichtig.

Prinzip:

Einnahmen - Ausgaben = Gewinn

Vorteile: ✅ Einfach ✅ Wenig Aufwand ✅ Keine doppelte Buchführung nötig

Beispiel:

Einnahmen 2025:
- Beratung:          50.000€
- Produktverkauf:    30.000€
────────────────────────────
Gesamt:              80.000€

Ausgaben 2025:
- Büro/Material:      5.000€
- Software:           3.000€
- Marketing:         10.000€
- SVS-Beiträge:       8.000€
- Sonstiges:          4.000€
────────────────────────────
Gesamt:              30.000€

Gewinn:
80.000€ - 30.000€ = 50.000€

→ Einkommensteuer auf 50.000€

Bilanzierung (doppelte Buchführung)

Für wen? Unternehmen über der Grenze des § 189 UGB oder Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) — die immer, unabhängig vom Umsatz

Prinzip:

• Jede Buchung hat zwei Seiten (Soll und Haben)
• Jahresabschluss: Bilanz + Gewinn- und Verlustrechnung

Vorteil: Detaillierte Übersicht über Vermögen

Nachteil: Komplexer, meist Steuerberater nötig

Steuern für Startups

1. Umsatzsteuer (USt)

Was? 20 % (ermäßigt 13 %, 10 % und — seit 01.07.2026 für begünstigte Lebensmittel — 4,9 %) auf Umsätze Wann? UVA quartalsweise, ab 100.000 € Vorjahresumsatz monatlich Wer? Alle außer Kleinunternehmer (< 55.000 € brutto)

2. Einkommensteuer (ESt)

Was? Steuern auf Gewinn (progressiv 0-55%)

Steuersätze 2026:

Einkommen	Steuersatz
0 - 13.539€	0%
13.539 - 21.992€	20%
21.992 - 36.458€	30%
36.458 - 70.365€	40%
70.365 - 104.859€	48%
Ab 104.859€	50%
Ab 1 Mio€	55%

Wann? Jährlich, Steuererklärung bis 30. April (Papier) bzw. 30. Juni (FinanzOnline) — ohne Steuerberater

3. Körperschaftsteuer (KöSt) - nur GmbH

Was? 23 % auf den Gewinn (bei GmbHs) Wann? Jährlich, mit Vorauszahlungen am 15.02., 15.05., 15.08. und 15.11. Mindestens: 500 € pro Jahr Mindestkörperschaftsteuer (125 € je Quartal), auch bei Verlust (§ 24 Abs. 4 KStG)

4. Sozialversicherung (SVS)

Was? Kranken-, Pensions-, Unfallversicherung Höhe: ~27 % der Beitragsgrundlage (gemessen an den Einkünften laut Steuerbescheid mehr) Wann? Quartalsweise

Tipp: Neuzugängerregelung beachten – als Gewerbetreibender in den ersten 2 Jahren feste KV-Grundlage ohne Nachbemessung!

Häufige Fehler von Startups

Fehler 1: Privat und Geschäftlich mischen

Falsch:

Privates Konto für Firmenausgaben
→ Chaos bei Buchhaltung
→ Finanzamt mag das nicht

Richtig:

Geschäftskonto für alle Firmenausgaben
→ Klare Trennung
→ Einfache Buchhaltung

Fehler 2: Belege verlieren

Falsch:

"Ich mach das später..."
→ Belege gehen verloren
→ Keine Vorsteuer!

Richtig:

Beleg direkt scannen/fotografieren
→ Cloud-Speicher (z.B. Rechnungsheld)
→ Alle Vorsteuern gesichert

Fehler 3: USt-Zahllast ausgeben

Falsch:

Rechnung: 6.000€ (inkl. 1.000€ USt)
→ Alles ausgeben
→ Zahllast-Problem bei UVA!

Richtig:

Rechnung: 6.000€ (inkl. 1.000€ USt)
→ 1.000€ sofort für USt zurücklegen
→ Keine Probleme bei Zahllast

Fehler 4: Zu spät mit Steuerberater starten

Falsch:

"Ich mach alles selbst..."
→ Fehler häufen sich
→ Steuernachzahlung!

Richtig:

Bei Komplexität: Steuerberater holen
→ Professionelle Beratung
→ Steuern optimieren

Fehler 5: Keine Rücklagen bilden

Falsch:

Gewinn: 50.000€
→ Alles ausgeben
→ Steuernachzahlung: 15.000€ → Krise!

Richtig:

Gewinn: 50.000€
→ 30% Rücklagen (15.000€)
→ Steuern problemlos zahlen

Checkliste: Buchhaltung im Griff

Monatlich:

• Alle Belege gescannt/digitalisiert
• Eingangsrechnungen verbucht
• Ausgangsrechnungen verschickt
• UVA abgegeben (bis 15. des zweitfolgenden Monats)
• USt-Zahllast überwiesen (fällig am 15. des zweitfolgenden Monats)

Quartalsweise:

• SVS-Beiträge gezahlt
• Rücklagen geprüft (30% des Gewinns)
• Geschäftskonto abgestimmt

Jährlich:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt
• Einkommensteuererklärung (bis 30.04. Papier / 30.06. FinanzOnline)
• Umsatzsteuer-Jahreserklärung (bis 30.04. Papier / 30.06. FinanzOnline)
• Belege archiviert (7 Jahre)

Tools für Startup-Buchhaltung

1. Rechnungsheld (Empfehlung)

✅ Rechnungen erstellen ✅ Belege erfassen (Foto-Upload) ✅ UVA automatisch ✅ Steuerberater-Export ✅ Automatisches Mahnwesen

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2. FinanzOnline

• Offizielle Plattform des Finanzamts
• UVA, Steuererklärungen
• Kostenlos

3. SVS-Online

• Sozialversicherung der Selbstständigen
• Beiträge einsehen
• Einziehungsauftrag einrichten

4. Unternehmensserviceportal (USP)

• Gewerbeanmeldung online
• Formulare und Anträge

Wann brauchst du einen Steuerberater?

Steuerberater JA, wenn:

✅ Komplexe Geschäftsmodelle (z.B. internationale Kunden) ✅ GmbH-Gründung (Bilanzierungspflicht) ✅ Umsatz > 100.000€ (mehr Aufwand) ✅ Mehrere Gesellschafter (komplexe Gewinnverteilung) ✅ Keine Zeit für Buchhaltung

Steuerberater NEIN, wenn:

✅ Einfache Dienstleistung (z.B. Freelancer) ✅ Umsatz < 55.000 € brutto (Kleinunternehmer) ✅ Gute Buchhaltungssoftware (z.B. Rechnungsheld) ✅ Budget knapp (am Anfang)

Tipp: Starte ohne Steuerberater, hol ihn dazu wenn:

• Umsatz steigt
• Komplexität steigt
• Du mehr Zeit fürs Geschäft brauchst

Kosten der Buchhaltung

Beispielkalkulation für Startups:

Position	Kosten/Jahr
Buchhaltungssoftware (Rechnungsheld)	€120 - €240
Steuerberater (optional)	€1.200 - €3.600
Geschäftskonto	€0 - €240
Belege/Archivierung	€0 - €100
SVS-Beiträge	~€7.200+
Steuerberatung (Gründung)	~€500
Gesamt (ohne Steuerberater)	~€7.300 - €7.800/Jahr
Gesamt (mit Steuerberater, inkl. Gründungsberatung)	~€9.000 - €11.900/Jahr

Weiterführende Artikel

Die vollständige Checkliste aller Rechnungsmerkmale in Österreich hilft dir, keine Pflichtangabe zu vergessen. Falls du unter 55.000 € Umsatz bleibst, erklärt unser Guide zur Kleinunternehmerregelung 2026 was das für deine Rechnungen bedeutet. Und die SVS-Beiträge für Selbständige haben wir mit konkreten Berechnungsbeispielen aufbereitet.

Häufige Fragen (FAQ)

Brauche ich als Einzelunternehmer einen Steuerberater?

Nicht zwingend. Mit einer guten Buchhaltungssoftware und der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) kannst du die Buchhaltung als Freelancer oder Solopreneur selbst erledigen. Ab einem Umsatz von ca. 100.000 € oder bei komplexen Geschäftsmodellen (internationale Kunden, GmbH) lohnt sich ein Steuerberater aber definitiv.

Wie viel Rücklagen sollte ich für Steuern bilden?

Als Faustregel: Lege 30 % deines Gewinns für Einkommensteuer und SVS-Beiträge zurück. Bei einem Gewinn von 50.000 € wären das 15.000 €. Die Umsatzsteuer (USt) ist kein Gewinn — sie gehört dem Finanzamt und sollte sofort separiert werden.

Muss ich ein Geschäftskonto eröffnen?

Rechtlich nein, aber praktisch unbedingt. Ohne Geschäftskonto vermischt du private und betriebliche Transaktionen, was die Buchhaltung extrem erschwert und bei einer Betriebsprüfung Probleme verursacht. Viele Online-Banken bieten kostenlose Geschäftskonten an.

Ab welchem Umsatz muss ich bilanzieren?

Die Bilanzierungspflicht greift ab einem Umsatz von 700.000 € in zwei aufeinanderfolgenden Jahren oder einmalig über 1.000.000 € (§ 189 UGB). Darunter genügt die einfachere Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. GmbHs müssen unabhängig vom Umsatz immer bilanzieren.

Fazit: Buchhaltung ist machbar!

Buchhaltung wirkt am Anfang überwältigend. Aber mit der richtigen Vorbereitung und den richtigen Tools wird sie zur Routine:

✅ Schritt 1: Gewerbeanmeldung ✅ Schritt 2: Geschäftskonto & Software (Rechnungsheld) ✅ Schritt 3: Belege laufend erfassen ✅ Schritt 4: UVA laufend abgeben (quartalsweise, ab 100.000 € monatlich) ✅ Schritt 5: Jährlich Steuererklärung

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Fragen zur Startup-Buchhaltung? Schreib uns – wir helfen gerne weiter!

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Offizielle Quellen

• § 120 BAO – Anzeigepflichten
• § 121 BAO – Frist für Anzeigen
• § 24 KStG – Erhebung der Steuer (Mindestkörperschaftsteuer)
• § 1 NeuFöG – Förderung der Neugründung
• § 189 UGB – Anwendungsbereich (Rechnungslegungspflicht)
• § 11 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 21 UStG – Voranmeldung und Vorauszahlung, Veranlagung
• USP – Gewerbeanmeldung
• USP – Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung
• USP – Kleinunternehmerregelung ab 2025
• USP – Aufbewahrungspflicht
• BMF – Steuertarif
• BMF – Fristen & Fälligkeiten
• BMF – FinanzOnline
• SVS – Vorläufige Beitragsberechnung in den ersten drei Jahren
• SVS – Endgültige Beitragsberechnung in den ersten drei Jahren

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deiner individuellen Situation wende dich an das Finanzamt oder einen Steuerberater. Stand: 2026.