Das Thema E-Rechnung bewegt sich schnell – Deutschland hat 2025 eine B2B-Pflicht eingeführt, die EU treibt mit der ViDA-Richtlinie die Digitalisierung voran. Aber was gilt aktuell in Österreich? Hier ist der Stand 2026.
Aktueller Stand in Österreich (2026)
Was gilt bereits:
- B2G (Business-to-Government): E-Rechnungen an den Bund sind seit 2014 Pflicht – im ebInterface-Format über das Unternehmensserviceportal (USP)
- B2B (Business-to-Business): In Österreich gibt es keine nationale E-Rechnungspflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen
- B2C (Business-to-Consumer): Keine E-Rechnungspflicht
Was kommt:
- Ab 1. Juli 2030: Verpflichtende E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen (EU-weit, durch ViDA-Richtlinie)
- Nationale B2B-Pflicht: Österreich hat bisher kein konkretes Datum festgelegt (Quelle: EY Österreich)
Die ViDA-Richtlinie der EU
Die EU-Richtlinie 2025/516 („VAT in the Digital Age") wurde im März 2025 verabschiedet und bringt weitreichende Änderungen:
Was ViDA für österreichische Unternehmen bedeutet:
Ab 1. Juli 2028:
- EU-Mitgliedsstaaten dürfen nationale E-Rechnungspflichten einführen (ohne EU-Genehmigung)
Ab 1. Juli 2030:
- Pflicht zur E-Rechnung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen
- Format: EN 16931 (z.B. Factur-X, ZUGFeRD, XRechnung, UBL)
- Digitale Meldepflicht an die Finanzverwaltung innerhalb von 10 Tagen
Was ViDA NICHT vorschreibt:
Für rein nationale Umsätze zwischen österreichischen Unternehmen sieht ViDA keine unmittelbare Verpflichtung vor. Ob Österreich eine eigene nationale Regelung einführt, ist noch offen.
Warum dich das trotzdem betrifft
1. Deutsche Geschäftspartner
Deutschland hat am 1. Jänner 2025 die B2B-E-Rechnungspflicht eingeführt. Wenn du mit deutschen Unternehmen Geschäfte machst:
- Seit 2025: Du musst E-Rechnungen empfangen können
- Ab 2027: Auch der Versand als E-Rechnung wird für die meisten Pflicht
2. Vorbereitung zahlt sich aus
Wenn die E-Rechnungspflicht kommt (und sie wird kommen), bist du vorbereitet statt in Panik.
3. Effizienzvorteile jetzt schon
E-Rechnungen bringen auch ohne Pflicht Vorteile:
- Automatische Verarbeitung statt manueller Dateneingabe
- Weniger Fehler bei der Übernahme von Rechnungsdaten
- Schnellere Zahlung durch automatisierte Prozesse
- Kostenersparnis bei Papier, Porto und Arbeitszeit
E-Rechnungsformate: Was du kennen solltest
1. Factur-X / ZUGFeRD
- Hybrid-Format: PDF + eingebettete XML-Daten
- Benutzerfreundlich: Sieht aus wie normale Rechnung
- Maschinenlesbar: Enthält strukturierte Daten
- Empfohlen für kleine und mittlere Unternehmen
2. ebInterface
- Österreichischer Standard für B2G-Rechnungen
- XML-basiert, seit 2014 im Einsatz
- Pflicht bei Rechnungen an den Bund
3. XRechnung / UBL
- Reines XML-Format
- Standard in Deutschland / international
- Auch in Österreich anerkannt
Was du jetzt tun kannst
Sofort:
- B2G prüfen: Lieferst du an öffentliche Auftraggeber? Dann brauchst du bereits ebInterface
- Deutsche Partner: Kläre mit deutschen Geschäftspartnern, ob sie E-Rechnungen erwarten
- Software prüfen: Kann dein Rechnungsprogramm E-Rechnungen erstellen und empfangen?
Mittelfristig (bis 2028):
- Format wählen: Für KMUs ist Factur-X die beste Wahl
- Prozesse anpassen: E-Rechnungen automatisch importieren und verarbeiten
- Archivierung: E-Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden (inkl. XML-Daten)
Langfristig (bis 2030):
- ViDA-konform: Innergemeinschaftliche Rechnungen im EN-16931-Format
- Digitale Meldepflicht: Rechnungsdaten automatisch ans Finanzamt
Wie Rechnungsheld dich unterstützt
Rechnungsheld erstellt bereits heute E-Rechnungen:
- Factur-X E-Rechnungen mit einem Klick
- Hybrid-Format: PDF zum Anschauen + XML für Automatisierung
- Empfang & Verarbeitung von E-Rechnungen
- Sichere Cloud-Archivierung inklusive Originalformat
- Gleicher Workflow wie bisher – Rechnungsheld kümmert sich um die technischen Details
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich als österreichisches Unternehmen schon E-Rechnungen versenden?
Nur an öffentliche Auftraggeber (B2G via ebInterface). Für B2B gibt es in Österreich noch keine Pflicht. Aber: Wenn du an deutsche Unternehmen lieferst, kann es sein, dass diese E-Rechnungen erwarten.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Für österreichische B2B-Geschäfte: Ja, noch. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist weiterhin gültig. Ab 2030 wird für innergemeinschaftliche Transaktionen ein strukturiertes Format nötig.
Was kostet die Umstellung?
Das hängt von deiner aktuellen Lösung ab:
- Bereits E-Rechnungs-fähig: Meist kostenlos
- Update nötig: Je nach Anbieter 0-200 € einmalig
- Neue Software nötig: Ab ca. 10 €/Monat (z.B. Rechnungsheld)
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten (XML). Eine PDF ist nur ein Bild der Rechnung – ein Computer kann die Daten nicht automatisch auslesen. Factur-X kombiniert beides: PDF zum Anschauen + XML zum Verarbeiten.
Lies auch: Welche Pflichtangaben auf jede Rechnung gehören, wie du eine korrekte Ausgangsrechnung erstellst, und wie lange du Belege laut Aufbewahrungsfristen aufheben musst.
Fazit: Vorbereiten ja, Panik nein
Österreich hat aktuell keine B2B-E-Rechnungspflicht. Aber die Richtung ist klar: Bis 2030 kommt die EU-weite Pflicht für innergemeinschaftliche Transaktionen. Wer sich jetzt vorbereitet, hat keinen Stress wenn es soweit ist.
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