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Ratgeber

Eingangsrechnung

Alles zur Eingangsrechnung: Definition, Pflichtangaben, Vorsteuerabzug und Buchung.

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die bei deinem Unternehmen von einem Lieferanten oder Dienstleister eingeht. Sie dokumentiert eine Zahlungsverpflichtung und ist ein wichtiger Beleg für deine Buchhaltung.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist das Gegenteil einer Ausgangsrechnung:

Du erhältst die Rechnung
Ein anderes Unternehmen hat sie ausgestellt
Du musst zahlen (Verbindlichkeit)
Du kannst Vorsteuer abziehen

Beispiele für Eingangsrechnungen

Rechnung vom Büromaterial-Händler
Rechnung vom Steuerberater
Miete für dein Büro
Telefonrechnung
Rechnung für Webhosting
Rechnung von Handwerkern

Gesetzliche Grundlagen

Ausstellungsfrist

Dein Lieferant muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach der Leistungserbringung ausstellen. Bei Geschäften innerhalb der EU gilt eine kürzere Frist: bis zum 15. des Folgemonats.

Aufbewahrungspflicht

Du musst Eingangsrechnungen 7 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, für das die Rechnung verbucht wurde (§ 132 Abs. 1 BAO). Unterlagen zu Grundstücken: 22 Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG).

Beispiel: Eine Rechnung vom März 2025 musst du bis 31. Dezember 2032 aufbewahren.

Pflichtangaben einer Eingangsrechnung

Eine korrekte Eingangsrechnung muss folgende Angaben enthalten:

Muss enthalten sein (gemäß UStG § 11)

1
Name und Adresse des Ausstellers – Wer hat die Rechnung geschrieben?
2
Name und Adresse des Empfängers – Dein Unternehmen
3
Rechnungsdatum – Wann wurde die Rechnung erstellt?
4
Fortlaufende Rechnungsnummer – Muss einmalig sein
5
Leistungsbeschreibung – Was wurde geliefert oder geleistet?
6
Leistungsdatum – Wann wurde geliefert oder geleistet?
7
Nettobetrag – Summe ohne Steuer
8
Steuersatz und Steuerbetrag – z. B. 20 % USt = 200,00 €
9
Bruttobetrag – Summe mit Steuer
10
UID-Nummer des Ausstellers – Die Steuernummer ersetzt sie nicht. Über 10.000 € Rechnungsbetrag muss auch deine eigene UID darauf stehen. Kleinunternehmer geben keine UID an

Oft auch enthalten

Bankverbindung des Ausstellers
Zahlungsfrist
Skonto-Bedingungen
Bestellnummer oder Auftragsnummer

Rechnungsprüfung – Die 3 Schritte

Bevor du eine Eingangsrechnung zahlst, solltest du sie prüfen:

1

Sachliche Prüfung

  • Hast du die Ware/Leistung tatsächlich erhalten?
  • Stimmt die Menge?
  • Stimmt die Qualität?
  • Vergleiche mit Lieferschein oder Bestellung
2

Rechnerische Prüfung

  • Stimmen alle Rechenoperationen?
  • Ist der Steuersatz korrekt (20 %, 13 %, 10 %, 4,9 % seit 1.7.2026 für begünstigte Lebensmittel)?
  • Passt der Nettobetrag zum vereinbarten Preis?
3

Rechtliche Prüfung

  • Sind alle Pflichtangaben vorhanden?
  • Ist die Rechnungsnummer einmalig?
  • Stimmt die UID-Nummer des Lieferanten?

Eingangsrechnung buchen

Grundprinzip

Bei der Buchung einer Eingangsrechnung buchst du:

  • Den Aufwand (z. B. Büromaterial, Beratung)
  • Die Vorsteuer (abziehbar bei der UVA)
  • Die Verbindlichkeit (du schuldest dem Lieferanten Geld)

Buchungssatz Beispiel

Du erhältst eine Rechnung über 1.200 € brutto für Büromaterial:

Soll
Aufwand Büromaterial1.000,00 €
Vorsteuer200,00 €
Haben
Verbindlichkeiten1.200,00 €

Buchungssatz mit Skonto

Wenn du innerhalb der Skontofrist zahlst (z. B. 3 % Skonto bei 1.200 €):

Soll
Verbindlichkeiten1.200,00 €
Haben
Aufwandsminderung (erhaltene Skonti)30,00 €
Vorsteuer-Korrektur6,00 €
Bank1.164,00 €

Vorsteuerabzug

Was ist Vorsteuer?

Die Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen heißt aus deiner Sicht "Vorsteuer". Du kannst sie vom Finanzamt zurückholen.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Du bist umsatzsteuerpflichtig (kein Kleinunternehmer)
Die Rechnung ist formal korrekt (alle Pflichtangaben)
Die Leistung dient deinem Unternehmen
Du hast die Originalrechnung (oder digitale Kopie)

Kein Vorsteuerabzug bei

Bewirtung ohne Werbezweck (mit Werbezweck: Vorsteuer voll, ertragsteuerlich 50 %)
Repräsentationsaufwand
Privatausgaben
Fehlerhaften Rechnungen

Fehlerhafte Eingangsrechnung – Was tun?

Nicht selbst korrigieren! Du darfst Eingangsrechnungen niemals selbst korrigieren. Nur der Aussteller darf Änderungen vornehmen.

So gehst du vor

1
Sofort melden – Kontaktiere den Rechnungssteller
2
Stornorechnung anfordern – Der Aussteller muss die fehlerhafte Rechnung stornieren
3
Neue Rechnung anfordern – Der Aussteller stellt eine korrigierte Rechnung aus
4
Vorsteuerabzug abwarten – Die Zahlungspflicht aus dem Vertrag bleibt bestehen – die Vorsteuer ziehst du erst mit der berichtigten Rechnung

Typische Fehler

Falsche AdresseFehlende RechnungsnummerFalscher SteuersatzRechenfehlerFehlende UID-Nummer

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich jede Eingangsrechnung aufheben?

Ja. Alle Eingangsrechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für kleine Beträge.

Kann ich Eingangsrechnungen digital aufbewahren?

Ja. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Rechnung unveränderbar gespeichert ist und jederzeit lesbar bleibt.

Was passiert, wenn die Rechnung fehlerhaft ist?

Der Vorsteuerabzug steht dir erst mit der berichtigten Rechnung zu. Berichtigt der Aussteller einen behebbaren Mangel, kann der Abzug nach der Rechtsprechung des EuGH (Rs C-518/14, Senatex) auf den ursprünglichen Zeitraum zurückwirken. Deine Zahlungspflicht aus dem Vertrag bleibt davon unberührt.

Wie schnell muss ich eine Eingangsrechnung bezahlen?

Das hängt von den Zahlungsbedingungen ab. Üblich sind 14 bis 30 Tage. Achte auf Skonto-Fristen.

Kann ich eine Eingangsrechnung ablehnen?

Ja, wenn sie nicht der vereinbarten Leistung entspricht oder formal fehlerhaft ist. Reklamiere sofort beim Aussteller.

Offizielle Quellen

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