Mahnwesen in Österreich: Richtig mahnen in 3 Stufen

Du hast eine Rechnung gestellt, die Leistung erbracht — und das Geld kommt einfach nicht? Willkommen im Alltag vieler Selbständiger in Österreich. Das Gute: Du musst unbezahlte Rechnungen nicht einfach hinnehmen. Mit einem strukturierten Mahnwesen holst du dir dein Geld zurück — rechtssicher und ohne Geschäftsbeziehungen unnötig zu belasten.

In diesem Guide erfährst du, wie du in 3 Stufen richtig mahnst, welche Verzugszinsen dir zustehen, was du an Mahnspesen verlangen darfst und ab wann ein Anwalt oder das Gericht ins Spiel kommt.

Wann tritt Zahlungsverzug ein?

Bevor du mahnst, muss überhaupt ein Zahlungsverzug vorliegen. Laut § 1334 ABGB ist das der Fall, wenn der Schuldner einen Zahlungstag nicht einhält, der durch Gesetz oder Vertrag bestimmt ist. Ist nichts vereinbart, muss er ohne unnötigen Aufschub zahlen, sobald du deine Leistung erbracht hast — steht der Betrag erst mit der Rechnung fest, nach Eingang der Rechnung. Nur wenn die Zahlungszeit auch so nicht bestimmt ist, kommt der Schuldner erst in Verzug, wenn du ihn mahnst.

Konkret bedeutet das:

• Mit Zahlungsziel auf der Rechnung: Verzug tritt automatisch am Tag nach Ablauf ein — ohne Mahnung
• Ohne Zahlungsziel: Die Forderung ist mit deiner Leistung fällig — steht der Betrag erst mit der Rechnung fest, mit deren Eingang. Der Kunde muss dann ohne unnötigen Aufschub zahlen, sonst ist er in Verzug (§ 1334 ABGB). Eine allgemeine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gibt es in Österreich nicht

Tipp: Schreib immer ein konkretes Zahlungsziel auf deine Rechnungen — zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen". Das schafft Klarheit und stärkt deine Position im Streitfall.

Brauche ich eine Mahnung, bevor ich klagen kann?

Nein. In Österreich gibt es keine gesetzliche Mahnpflicht. Du könntest theoretisch sofort nach Fälligkeit klagen. In der Praxis ist ein dreistufiges Mahnverfahren aber üblich — und sinnvoll. Es bewahrt die Geschäftsbeziehung und zeigt dem Gericht, dass du dich um eine außergerichtliche Lösung bemüht hast.

Die 3 Stufen des Mahnwesens

In Österreich hat sich ein dreistufiges Mahnwesen etabliert. Die WKO empfiehlt schriftliche Mahnungen per Einschreiben, um den Zugang beweisen zu können.

Stufe 1: Zahlungserinnerung (freundlich)

Die Zahlungserinnerung ist der sanfte Einstieg. Vielleicht wurde die Rechnung einfach übersehen oder ist in der Buchhaltung untergegangen.

Zeitpunkt: 3–7 Tage nach Fälligkeit

Musterformulierung:

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung RE-2026-0042

Sehr geehrte/r [Name],

bei der Durchsicht unserer Buchhaltung haben wir festgestellt,
dass die Rechnung RE-2026-0042 vom [Datum] über [Betrag] EUR
noch offen ist. Das Zahlungsziel war der [Fälligkeitsdatum].

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben,
betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Andernfalls bitten wir um Überweisung bis zum [neues Datum, +7 Tage].

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name / Firma]

Stufe 2: 1. Mahnung (bestimmt)

Wenn nach der Zahlungserinnerung nichts passiert, wird der Ton sachlich-bestimmt. Hier erwähnst du zum ersten Mal die Konsequenzen.

Zeitpunkt: 10–14 Tage nach der Zahlungserinnerung

Musterformulierung:

Betreff: 1. Mahnung — Rechnung RE-2026-0042

Sehr geehrte/r [Name],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist die Rechnung
RE-2026-0042 über [Betrag] EUR nach wie vor nicht beglichen.

Wir setzen Ihnen hiermit eine Nachfrist bis zum [Datum, +10 Tage].
Bitte beachten Sie, dass ab Verzugseintritt gesetzliche Verzugszinsen
anfallen (§ 1000 Abs. 1 ABGB bzw. § 456 UGB).

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name / Firma]

Stufe 3: 2. Mahnung / Letzte Mahnung (eindringlich)

Die letzte Mahnung ist das Ultimatum. Hier kündigst du rechtliche Schritte an — und ziehst sie bei Nichtreaktion auch durch.

Zeitpunkt: 10–14 Tage nach der 1. Mahnung

Musterformulierung:

Betreff: 2. und letzte Mahnung — Rechnung RE-2026-0042

Sehr geehrte/r [Name],

wir haben Sie bereits am [Datum] und [Datum] an die offene Rechnung
RE-2026-0042 über [Betrag] EUR erinnert. Eine Zahlung ist bis heute
nicht eingegangen.

Wir fordern Sie letztmalig auf, den Betrag zzgl. Verzugszinsen
und Mahnspesen bis zum [Datum, +7 Tage] zu überweisen.

Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht bei uns einlangen,
werden wir ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einleiten.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name / Firma]

Zeitplan: Vom Zahlungsziel bis zum Anwalt

Phase	Zeitpunkt	Aktion
Rechnung	Tag 0	Rechnung mit Zahlungsziel (z. B. 14 Tage)
Fälligkeit	Tag 14	Zahlungsziel abgelaufen — Verzug beginnt
Zahlungserinnerung	Tag 17–21	Freundliche Erinnerung, neue Frist +7 Tage
1. Mahnung	Tag 28–35	Bestimmter Ton, Nachfrist +10 Tage
2. Mahnung	Tag 42–49	Letzte Mahnung, Ankündigung rechtlicher Schritte
Inkasso / Gericht	Ab Tag 56	Inkassobüro oder gerichtliches Mahnverfahren

In der Praxis vergehen also etwa 8 Wochen von der Rechnungsstellung bis zur Übergabe an einen Anwalt oder ein Inkassobüro.

Verzugszinsen: Was dir zusteht

Ab dem ersten Tag des Zahlungsverzugs hast du Anspruch auf Verzugszinsen — auch ohne Mahnung. Die Höhe unterscheidet sich je nach Geschäftspartner:

	B2B (Unternehmer)	B2C (Verbraucher)
Rechtsgrundlage	§ 456 UGB	§ 1000 Abs. 1 ABGB
Zinssatz	Basiszinssatz + 9,2 PP, wenn der Schuldner den Verzug zu verantworten hat — sonst 4 %	4 % p.a.
Aktuell (2. HJ 2026)	10,73 % p.a.	4 % p.a.
Ab 1.1.2027	11,23 % p.a.	4 % p.a.
Basiszinssatz	1,53 % (Stichtag 1.7.2026); 2,03 % seit 16.9.2026	—
Anpassung	Halbjährlich (1.1. + 1.7.)	Fix

Der Basiszinssatz wird von der Österreichischen Nationalbank (OeNB) veröffentlicht. Für § 456 UGB zählt der Satz, der am 1. Jänner bzw. 1. Juli gilt — für das ganze Halbjahr. Die OeNB-Erhöhung auf 2,03 % am 16.9.2026 wirkt deshalb erst ab 1.1.2027 (2,03 + 9,2 = 11,23 %, sofern die OeNB den Basiszinssatz bis dahin nicht erneut ändert).

Wichtig: Die 9,2 Prozentpunkte stehen dir nur zu, wenn der Schuldner den Verzug verschuldet hat. Kann er nichts dafür (z. B. weil ihm ein Dritter die Zahlung unmöglich gemacht hat), bleiben auch im B2B-Geschäft 4 % nach § 1000 Abs. 1 ABGB.

Berechnungsbeispiel: Verzugszinsen B2B

Offener Rechnungsbetrag: 5.000,00 EUR
Verzugszeitraum: 60 Tage
Verzugszinssatz (B2B): 10,73 % p.a.

Berechnung:
5.000,00 EUR × 10,73 % × 60 / 365 = 88,19 EUR Verzugszinsen

Bei einer Forderung von 5.000 EUR stehen dir nach zwei Monaten also knapp 88 EUR an Verzugszinsen zu — zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag.

Mahnspesen: Was du verlangen darfst

Neben Verzugszinsen kannst du auch Mahnspesen (Betreibungskosten) geltend machen. Aber Vorsicht: Die Regeln unterscheiden sich je nach Geschäftspartner.

B2B: 40 EUR Pauschale ohne Nachweis

Bei Geschäften zwischen Unternehmern steht dir laut § 458 UGB ein Pauschalbetrag von 40 EUR zu — unabhängig davon, ob dir tatsächlich Kosten entstanden sind. Darüber hinausgehende Kosten (Anwalt, Inkasso) musst du nachweisen.

B2C: Angemessenheit ist Pflicht

Bei Verbrauchergeschäften gilt die 40-EUR-Pauschale nicht. Hier gibt es keinen gesetzlichen Fixbetrag, sondern diese Regeln:

1. Die Kosten müssen zur Rechtsverfolgung notwendig und zweckentsprechend sein
2. Sie müssen in einem angemessenen Verhältnis zur betriebenen Forderung stehen, und der Kunde muss den Verzug verschuldet haben (§ 1333 Abs. 2 ABGB)
3. Legst du sie gegenüber Verbrauchern vorab vertraglich fest (z. B. in den AGB), müssen sie in der Vereinbarung gesondert und aufgeschlüsselt ausgewiesen sein — eine pauschale Klausel reicht nicht (§ 6 Abs. 1 Z 15 KSchG)

Praxistipp: Rechne, was dich die Mahnung tatsächlich kostet (Porto, Papier, Zeit), und schreib den Betrag in deine AGB oder auf die Rechnung. Eine Klausel ohne aufgeschlüsselte Beträge ist bei Verbrauchern unwirksam — was unverhältnismäßig hoch ist, streicht das Gericht.

Nach der 3. Mahnung: Inkasso oder Gericht?

Wenn alle Mahnungen erfolglos waren, hast du zwei Wege:

Option 1: Inkassobüro beauftragen

Ein Inkassounternehmen übernimmt das Eintreiben der Forderung. Die Verordnung über die Höchstsätze der Inkassoinstituten gebührenden Vergütungen (BGBl. Nr. 141/1996) deckelt, was das Institut dir verrechnen darf (§ 2), und die Höchstsätze, die es dem säumigen Schuldner verrechnen darf (§ 3). Ob der Schuldner die Kosten tatsächlich trägt, richtet sich nach § 1333 Abs. 2 ABGB: notwendig, zweckentsprechend und in angemessenem Verhältnis zur Forderung.

Vorteil: Du musst dich um nichts mehr kümmern. Nachteil: Die Kosten können die Geschäftsbeziehung endgültig belasten.

Option 2: Gerichtliches Mahnverfahren

Für Forderungen bis 75.000 EUR gibt es in Österreich das gerichtliche Mahnverfahren. So funktioniert's:

1. Du bringst eine Mahnklage beim zuständigen Bezirks- oder Landesgericht ein
2. Das Gericht erlässt einen bedingten Zahlungsbefehl — ohne mündliche Verhandlung
3. Der Schuldner hat 4 Wochen Zeit für einen Einspruch
4. Kein Einspruch? Der Zahlungsbefehl wird rechtskräftig und vollstreckbar

Die Pauschalgebühr richtet sich nach der Tarifpost 1 GGG und wird regelmäßig an den Verbraucherpreisindex angepasst — zuletzt mit 1.8.2026 (BGBl. II Nr. 227/2026):

Streitwert	Pauschalgebühr (Stand 1.8.2026)
Bis 150 EUR	33 EUR
Über 150 bis 300 EUR	62 EUR
Über 300 bis 700 EUR	89 EUR
Über 700 bis 2.000 EUR	148 EUR
Über 2.000 bis 3.500 EUR	237 EUR
Über 3.500 bis 7.000 EUR	436 EUR
Über 7.000 bis 35.000 EUR	1.030 EUR

Die vollständige Staffel steht in der Tarifpost 1 GGG. Vor dem Einbringen die aktuelle Fassung prüfen — die Beträge ändern sich mit jeder Indexanpassung.

Keine Anwaltspflicht bei Forderungen bis 5.000 EUR. Darüber ist das Bezirksgericht bis 15.000 EUR zuständig, über 15.000 EUR das Landesgericht.

Wichtig: Forderungen für Lieferungen und Leistungen verjähren nach 3 Jahren (§ 1486 ABGB). Warte also nicht zu lange mit der Durchsetzung.

Die häufigsten Fehler beim Mahnen

Damit dein Mahnwesen auch wirklich funktioniert, solltest du diese Fehler vermeiden:

1. Kein Zahlungsziel auf der Rechnung — Ohne konkretes Datum ist unklar, wann Verzug eintritt
2. Zu lange warten — Jede Woche ohne Mahnung ist verschenktes Geld (Verzugszinsen!)
3. Mündlich statt schriftlich mahnen — Im Streitfall hast du keinen Beweis
4. Kein Einschreiben bei der letzten Mahnung — Der Zugang muss beweisbar sein
5. Überhöhte Mahnspesen — Bei Verbrauchern nur, was notwendig und angemessen ist; AGB-Klauseln nur mit aufgeschlüsselten Beträgen
6. Forderung verjähren lassen — Die 3-Jahres-Frist gilt ab Fälligkeit

Mahnwesen automatisieren: Warum sich Software lohnt

Manuelles Mahnen frisst Zeit. Du musst Fälligkeiten überwachen, Mahnschreiben formulieren, Fristen im Blick behalten und Verzugszinsen berechnen. Das geht bei ein paar offenen Rechnungen — aber bei wachsendem Geschäft wird es schnell unübersichtlich.

Mit einer Rechnungssoftware wie Rechnungsheld kannst du dein Mahnwesen in drei Stufen automatisieren:

• Automatische Fälligkeitsüberwachung — du siehst sofort, welche Rechnungen überfällig sind
• Mahnungen auf Knopfdruck — Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung mit einem Klick erstellen und versenden
• Verzugszinsen und Mahnspesen werden automatisch berechnet
• Lückenlose Dokumentation — jede Mahnung wird archiviert, ideal für den Rechtsweg

Fazit

Unbezahlte Rechnungen gehören zum Geschäftsalltag — aber du musst sie nicht einfach hinnehmen. Ein strukturiertes 3-Stufen-Mahnwesen (Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung) gibt dir die nötige Handhabe. Verzugszinsen und Mahnspesen stehen dir gesetzlich zu — bei B2B-Geschäften sind das bei verschuldetem Verzug aktuell 10,73 % Zinsen (ab 1.1.2027 nach heutigem Stand: 11,23 %) plus 40 EUR Pauschale. Und wenn nichts mehr hilft, ist der Weg zum Gericht in Österreich unkompliziert und bei kleinen Beträgen sogar ohne Anwalt möglich.

Im Zweifel sprich die Details mit deinem Steuerberater oder Anwalt ab — gerade bei größeren Forderungen lohnt sich professionelle Beratung.

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Offizielle Quellen

• § 1000 ABGB – Zinsen und Zinseszinsen
• § 1333 ABGB – Gesetzliche Zinsen und weitere Schäden
• § 1334 ABGB – Zahlungsverzug
• § 1486 ABGB – Besondere Verjährungszeit
• Gerichtsgebührengesetz – Tarifpost 1
• BGBl. II Nr. 227/2026 – Neufestsetzung von Gerichtsgebühren
• § 2 Inkasso-Höchstsätze-VO – Höchstsätze gegenüber dem Auftraggeber
• § 3 Inkasso-Höchstsätze-VO – Höchstsätze gegenüber dem Schuldner
• § 6 KSchG – Unzulässige Vertragsbestandteile
• § 456 UGB – Verzugszinsen
• § 458 UGB – Entschädigung für Betreibungskosten
• OeNB – Basiszinssatz und Referenzzinssatz
• oesterreich.gv.at – Mahnverfahren
• WKO – Zahlungsverzug des Geschäftspartners

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deiner individuellen Situation wende dich an das Finanzamt oder einen Steuerberater. Stand: 2026.