Du hast eine Rechnung gestellt, die Leistung erbracht — und das Geld kommt einfach nicht? Willkommen im Alltag vieler Selbständiger in Österreich. Das Gute: Du musst unbezahlte Rechnungen nicht einfach hinnehmen. Mit einem strukturierten Mahnwesen holst du dir dein Geld zurück — rechtssicher und ohne Geschäftsbeziehungen unnötig zu belasten.
In diesem Guide erfährst du, wie du in 3 Stufen richtig mahnst, welche Verzugszinsen dir zustehen, was du an Mahnspesen verlangen darfst und ab wann ein Anwalt oder das Gericht ins Spiel kommt.
Wann tritt Zahlungsverzug ein?
Bevor du mahnst, muss überhaupt ein Zahlungsverzug vorliegen. Laut § 1333 ABGB ist das der Fall, wenn der Schuldner den vertraglichen oder gesetzlich vorgesehenen Zahlungstermin nicht einhält.
Konkret bedeutet das:
- Mit Zahlungsziel auf der Rechnung: Verzug tritt automatisch am Tag nach Ablauf ein — ohne Mahnung
- Ohne Zahlungsziel: Die Zahlung ist nach Leistungserbringung und Rechnungsstellung fällig
Tipp: Schreib immer ein konkretes Zahlungsziel auf deine Rechnungen — zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen". Das schafft Klarheit und stärkt deine Position im Streitfall.
Brauche ich eine Mahnung, bevor ich klagen kann?
Nein. In Österreich gibt es keine gesetzliche Mahnpflicht. Du könntest theoretisch sofort nach Fälligkeit klagen. In der Praxis ist ein dreistufiges Mahnverfahren aber üblich — und sinnvoll. Es bewahrt die Geschäftsbeziehung und zeigt dem Gericht, dass du dich um eine außergerichtliche Lösung bemüht hast.
Die 3 Stufen des Mahnwesens
In Österreich hat sich ein dreistufiges Mahnwesen etabliert. Die WKO empfiehlt schriftliche Mahnungen per Einschreiben, um den Zugang beweisen zu können.
Stufe 1: Zahlungserinnerung (freundlich)
Die Zahlungserinnerung ist der sanfte Einstieg. Vielleicht wurde die Rechnung einfach übersehen oder ist in der Buchhaltung untergegangen.
Zeitpunkt: 3–7 Tage nach Fälligkeit
Musterformulierung:
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung RE-2026-0042
Sehr geehrte/r [Name],
bei der Durchsicht unserer Buchhaltung haben wir festgestellt,
dass die Rechnung RE-2026-0042 vom [Datum] über [Betrag] EUR
noch offen ist. Das Zahlungsziel war der [Fälligkeitsdatum].
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben,
betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Andernfalls bitten wir um Überweisung bis zum [neues Datum, +7 Tage].
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name / Firma]
Stufe 2: 1. Mahnung (bestimmt)
Wenn nach der Zahlungserinnerung nichts passiert, wird der Ton sachlich-bestimmt. Hier erwähnst du zum ersten Mal die Konsequenzen.
Zeitpunkt: 10–14 Tage nach der Zahlungserinnerung
Musterformulierung:
Betreff: 1. Mahnung — Rechnung RE-2026-0042
Sehr geehrte/r [Name],
trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist die Rechnung
RE-2026-0042 über [Betrag] EUR nach wie vor nicht beglichen.
Wir setzen Ihnen hiermit eine Nachfrist bis zum [Datum, +10 Tage].
Bitte beachten Sie, dass ab Verzugseintritt gesetzliche Verzugszinsen
anfallen (§ 1333 ABGB bzw. § 456 UGB).
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name / Firma]
Stufe 3: 2. Mahnung / Letzte Mahnung (eindringlich)
Die letzte Mahnung ist das Ultimatum. Hier kündigst du rechtliche Schritte an — und ziehst sie bei Nichtreaktion auch durch.
Zeitpunkt: 10–14 Tage nach der 1. Mahnung
Musterformulierung:
Betreff: 2. und letzte Mahnung — Rechnung RE-2026-0042
Sehr geehrte/r [Name],
wir haben Sie bereits am [Datum] und [Datum] an die offene Rechnung
RE-2026-0042 über [Betrag] EUR erinnert. Eine Zahlung ist bis heute
nicht eingegangen.
Wir fordern Sie letztmalig auf, den Betrag zzgl. Verzugszinsen
und Mahnspesen bis zum [Datum, +7 Tage] zu überweisen.
Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht bei uns einlangen,
werden wir ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einleiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name / Firma]
Zeitplan: Vom Zahlungsziel bis zum Anwalt
| Phase | Zeitpunkt | Aktion |
|---|---|---|
| Rechnung | Tag 0 | Rechnung mit Zahlungsziel (z. B. 14 Tage) |
| Fälligkeit | Tag 14 | Zahlungsziel abgelaufen — Verzug beginnt |
| Zahlungserinnerung | Tag 17–21 | Freundliche Erinnerung, neue Frist +7 Tage |
| 1. Mahnung | Tag 28–35 | Bestimmter Ton, Nachfrist +10 Tage |
| 2. Mahnung | Tag 42–49 | Letzte Mahnung, Ankündigung rechtlicher Schritte |
| Inkasso / Gericht | Ab Tag 56 | Inkassobüro oder gerichtliches Mahnverfahren |
In der Praxis vergehen also etwa 8 Wochen von der Rechnungsstellung bis zur Übergabe an einen Anwalt oder ein Inkassobüro.
Verzugszinsen: Was dir zusteht
Ab dem ersten Tag des Zahlungsverzugs hast du Anspruch auf Verzugszinsen — auch ohne Mahnung. Die Höhe unterscheidet sich je nach Geschäftspartner:
| B2B (Unternehmer) | B2C (Verbraucher) | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 456 UGB | § 1333 ABGB |
| Zinssatz | Basiszinssatz + 9,2 PP | 4 % p.a. |
| Aktuell (1. HJ 2026) | 10,73 % p.a. | 4 % p.a. |
| Basiszinssatz | 1,53 % (per 1.1.2026) | — |
| Anpassung | Halbjährlich (1.1. + 1.7.) | Fix |
Der Basiszinssatz wird von der Österreichischen Nationalbank (OeNB) halbjährlich festgelegt und orientiert sich am EZB-Leitzins.
Berechnungsbeispiel: Verzugszinsen B2B
Offener Rechnungsbetrag: 5.000,00 EUR
Verzugszeitraum: 60 Tage
Verzugszinssatz (B2B): 10,73 % p.a.
Berechnung:
5.000,00 EUR × 10,73 % × 60 / 365 = 88,11 EUR Verzugszinsen
Bei einer Forderung von 5.000 EUR stehen dir nach zwei Monaten also knapp 88 EUR an Verzugszinsen zu — zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag.
Mahnspesen: Was du verlangen darfst
Neben Verzugszinsen kannst du auch Mahnspesen (Betreibungskosten) geltend machen. Aber Vorsicht: Die Regeln unterscheiden sich je nach Geschäftspartner.
B2B: 40 EUR Pauschale ohne Nachweis
Bei Geschäften zwischen Unternehmern steht dir laut § 458 UGB ein Pauschalbetrag von 40 EUR zu — unabhängig davon, ob dir tatsächlich Kosten entstanden sind. Darüber hinausgehende Kosten (Anwalt, Inkasso) musst du nachweisen.
B2C: Angemessenheit ist Pflicht
Bei Verbrauchergeschäften gilt die 40-EUR-Pauschale nicht. Mahnspesen müssen angemessen sein und dürfen den tatsächlichen Aufwand nicht wesentlich übersteigen. Gerichte sehen 5 bis 20 EUR pro Mahnstufe als zulässig an — je nach Aufwand (Postgebühren, Papier, Zeitaufwand).
Praxistipp: Die Mahnspesen sollten nicht höher als 5 % des Rechnungsbetrags sein. Bei einer 200-EUR-Rechnung wären 40 EUR Mahnspesen unverhältnismäßig — und im Streitfall nicht durchsetzbar.
Nach der 3. Mahnung: Inkasso oder Gericht?
Wenn alle Mahnungen erfolglos waren, hast du zwei Wege:
Option 1: Inkassobüro beauftragen
Ein Inkassounternehmen übernimmt das Eintreiben der Forderung. Die Kosten sind in der Inkassovergütungsverordnung (InkVergV) geregelt und werden grundsätzlich dem Schuldner angelastet.
Vorteil: Du musst dich um nichts mehr kümmern. Nachteil: Die Kosten können die Geschäftsbeziehung endgültig belasten.
Option 2: Gerichtliches Mahnverfahren
Für Forderungen bis 75.000 EUR gibt es in Österreich das gerichtliche Mahnverfahren. So funktioniert's:
- Du bringst eine Mahnklage beim zuständigen Bezirksgericht ein
- Das Gericht erlässt einen bedingten Zahlungsbefehl — ohne mündliche Verhandlung
- Der Schuldner hat 4 Wochen Zeit für einen Einspruch
- Kein Einspruch? Der Zahlungsbefehl wird rechtskräftig und vollstreckbar
| Streitwert | Gerichtsgebühr |
|---|---|
| Bis 150 EUR | 26 EUR |
| 300–700 EUR | 64 EUR |
| 700–2.000 EUR | 107 EUR |
| 2.000–3.500 EUR | 171 EUR |
| 3.500–7.000 EUR | 314 EUR |
Keine Anwaltspflicht bei Forderungen bis 5.000 EUR. Darüber ist das Bezirksgericht bis 15.000 EUR zuständig, ab 15.000 EUR das Landesgericht.
Wichtig: Forderungen für Lieferungen und Leistungen verjähren nach 3 Jahren (§ 1486 ABGB). Warte also nicht zu lange mit der Durchsetzung.
Die häufigsten Fehler beim Mahnen
Damit dein Mahnwesen auch wirklich funktioniert, solltest du diese Fehler vermeiden:
- Kein Zahlungsziel auf der Rechnung — Ohne konkretes Datum ist unklar, wann Verzug eintritt
- Zu lange warten — Jede Woche ohne Mahnung ist verschenktes Geld (Verzugszinsen!)
- Mündlich statt schriftlich mahnen — Im Streitfall hast du keinen Beweis
- Kein Einschreiben bei der letzten Mahnung — Der Zugang muss beweisbar sein
- Überhöhte Mahnspesen — Bei B2C maximal 5–20 EUR pro Stufe, sonst nicht durchsetzbar
- Forderung verjähren lassen — Die 3-Jahres-Frist gilt ab Fälligkeit
Mahnwesen automatisieren: Warum sich Software lohnt
Manuelles Mahnen frisst Zeit. Du musst Fälligkeiten überwachen, Mahnschreiben formulieren, Fristen im Blick behalten und Verzugszinsen berechnen. Das geht bei ein paar offenen Rechnungen — aber bei wachsendem Geschäft wird es schnell unübersichtlich.
Mit einer Rechnungssoftware wie Rechnungsheld kannst du dein Mahnwesen in drei Stufen automatisieren:
- Automatische Fälligkeitsüberwachung — du siehst sofort, welche Rechnungen überfällig sind
- Mahnungen auf Knopfdruck — Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung mit einem Klick erstellen und versenden
- Verzugszinsen und Mahnspesen werden automatisch berechnet
- Lückenlose Dokumentation — jede Mahnung wird archiviert, ideal für den Rechtsweg
Fazit
Unbezahlte Rechnungen gehören zum Geschäftsalltag — aber du musst sie nicht einfach hinnehmen. Ein strukturiertes 3-Stufen-Mahnwesen (Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung) gibt dir die nötige Handhabe. Verzugszinsen und Mahnspesen stehen dir gesetzlich zu — bei B2B-Geschäften sind das aktuell 10,73 % Zinsen plus 40 EUR Pauschale. Und wenn nichts mehr hilft, ist der Weg zum Gericht in Österreich unkompliziert und bei kleinen Beträgen sogar ohne Anwalt möglich.
Im Zweifel sprich die Details mit deinem Steuerberater oder Anwalt ab — gerade bei größeren Forderungen lohnt sich professionelle Beratung.
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